En la actualidad Microsoft Excel es un programa necesario para realizar todo tipo de reporte, operaciones y gestiones. Sin embargo, la gran mayoría de usuarios han sufrido complicaciones para utilizarlo, pero muchos aún ignoran que existen trucos o tips para hacer el uso de esta herramienta más fácil.
Trucos y tips
Navegar entre archivos
Haz abierto muchos libros de Excel al mismo tiempo y sientes que es molesto navegar entre estos archivos, sólo persona las teclas “CTRL + TAB” para navegar entre ellos con simplicidad.
Insertar más de una fila o columna
Si necesitas insertar varias filas o columnas, pues simplemente selecciona con el cursor la cantidad que necesites añadir luego haces clic derecho en el área a insertar y por ultimo “Insertar”.
Mover datos con rapidez
Si necesitas mover o copiar un rango de datos en la misma plantilla, selecciona los datos, te ubicas en alguno de los extremos y puedes mover libremente la selección.
Escribir un valor al mismo tiempo en celdas no continuas
Para insertar el mismo valor en distintas celdas, selecciona las celdas con CTRL, escribes el valor y luego pulsas CTRL + ENTER.
Modifica el formato de las celdas
Prueba estas combinaciones de teclas para cambiar el formato de una celda rápidamente:
Negrita: CTRL + 2 / CTRL + N
Cursiva: CTRL + 3 / CTRL + K
Subrayar: CTRL + 4 / CTRL + S
Tachado CTRL + 5
Ajustar un texto largo
Cuando agregamos un texto extenso que sobrepasa los límites de la celda, existen dos formas de conseguir que se muestre completo.
Usar la función Ajustar texto
Seguimos la ruta pestaña Inicio -> Insertar texto.
Hacer el salto de línea
Debemos dar clic donde terminará la primera línea y presionamos las teclas ALT + ENTER.
Dar el mismo ancho a varias columnas en Excel
Muchas veces nos topamos con la situación de querer cambiar el ancho de algunas columnas, pero nos incomoda hacerlo una por una.
La solución es dar clic derecho en la cabecera de la columna que posee el ancho deseado
Omitir celdas en blanco
Cuando te enfrentas a una base de datos con celdas en blanco puede afectar la precisión de tus cálculos, la mejor opción para eliminarlas rápidamente es filtrarlas. Activamos el filtro: Seleccionas la columna -> Pestaña Datos -> Filtro, Después que aparezcan en las columnas las flechas hacia abajo, deselecciona la casilla “Vacía”.
Búsqueda avanzada con caracteres comodines
Si necesitas buscar un dato en específico dentro de una amplia base de datos, puede presionar CTRL + B y aparecerá una ventana donde vas a ingresar exactamente lo que necesitas encontrar.
Pero a veces, podemos estar ante una situación donde no recordamos muy bien el dato exacto, un claro ejemplo puede ser la búsqueda de un extenso código, para esto tenemos la oportunidad de utilizar dos caracteres comodines, los cuales cumplen la función de reemplazar, está el “?” sirve solo para tomar el lugar de sólo un y el “*” reemplaza varios caracteres.
Limitar ciertos valores en tu plantilla
Requieres completar una ficha de compras de alimentos en Kg junto a tu equipo de trabajo, pero sólo quieres permitir que se ingrese números enteros hasta el 20(kg) que es lo máximo que se puede comprar por ítem. Dirígete a Datos -> Validación de datos -> Configuración, ingresa las condiciones “Números enteros” y luego 0 como mínimo y 20 como máximo.
Navegación rápida con “CTRL + Tecla de dirección”
Si estás dentro de una plantilla con registros que superan los 5000 y debes ir hacia algunos de los extremos de la tabla para ver por ejemplo alguna sumatoria sólo utiliza en conjunto las teclas CTRL + flecha direccional.
Transponer datos de una fila
Si no te agrada cómo se visualiza tu tabla de datos y deseas cambiar el orden de las filas y columnas selecciona toda la tabla -> copias, pestaña Inicio -> Pegar -> Transponer.
Concatenar (Unir) texto con “&”
Podemos componer un texto libremente utilizando el símbolo “&” dentro de una fórmula. Entenderás mejor con un pequeño ejemplo, vamos a armar un código para un producto.
Conseguir con un solo clic más valores
En la esquina inferior derecha de la ventana de Excel puedes ver valores como la suma o promedio, pero si das clic derecho obre esos datos puedes encontrar muchos más.
El nombre de hoja puede ser cambiado con doble clic
Cambia el nombre de la hoja con doble clic y deja de usar la opción “Cambiar nombre”.
Igualar el ancho de columnas
Cambiar el ancho de columnas una por una es innecesario porque existe una función que reduce el esfuerzo, vas a copiar la columna que posee el ancho deseado -> seleccionas los encabezados de las columnas que quieres modificar -> Pestaña Inicio -> Pegar -> Pegado Especial -> Ancho de las columnas.
Introducir números fraccionarios en Excel
Si intentas escribir una fracción, Excel va a devolverte una fecha. Para solucionarlo es necesario anteceder un cero u otro número entero dejando un espacio.
Crear un gráfico con teclas
Vas a seleccionar los datos para el gráfico y vas a usar la combinación de teclas ALT + F1.
Navegar entre hojas de cálculo
Si te encuentras con un libro de excel con muchas hojas, quizá llegues a desesperarte un poco al navegar entre ellas, pues sólo debes usar la combinación de teclas CTRL + REPÁG para cambiar de posición hacia atrás y CTRL + AVPÁG para cambiar de posición hacia adelante.
Estos son algunos trucos y tips que ayudarán a ahorrar tiempo y utilizar efectivamente Excel. Espero que los pongas en práctica y verás cómo empiezas a tener una mejor relación con este programa.
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