Guía completa · cobranzas en Excel
Control de cobranzas en Excel
Todo el ciclo, de la factura emitida al dinero en el banco: cómo registrarlo, cómo enterarte antes de que venza, cómo clasificar lo vencido y cómo hacer el seguimiento sin que se te escape nadie. Con las plantillas de cada etapa, gratis.
El mapa completo
Cada etapa tiene su guía, su plantilla y su vídeo. Puedes entrar por donde te haga falta: pulsa la que te esté doliendo hoy.
Lo esencial, en treinta segundos. El control de cobranzas no es una plantilla: es un ciclo de cinco pasos que se repite cada mes. La mayoría de los negocios tiene el paso 1 —una lista de facturas— y le faltan los otros cuatro. Por eso saben cuánto les deben y no consiguen cobrarlo.
Todo lo que hay en esta página se hace con SI, HOY, SUMAR.SI y formato condicional. Sin macros, sin funciones de Excel 365 y sin complementos. Funciona desde Excel 2007 y en Google Sheets.
¿Por dónde empiezo?
No hace falta leer esto de arriba abajo. Busca la frase que más se parezca a lo que te pasa:
Por qué se descontrola una cobranza
Casi nunca es por falta de disciplina. Es porque el control crece de una forma concreta y siempre falla por el mismo sitio.
Empiezas con pocas facturas y las llevas de memoria. Crecen y montas una lista. La lista funciona unos meses, hasta que un día tienes cuarenta facturas abiertas y la lista ya no te cabe en la cabeza: sabes el total, pero no sabes qué hacer con él. Llamas al que más te debe, que resulta que aún no ha vencido, y no llamas al que lleva cien días con una factura pequeña, que es el que de verdad no te va a pagar.
El salto no es de la lista a un software. Es de la lista a un ciclo: registrar, vigilar, avisar, clasificar y gestionar. Las cinco etapas de arriba, en ese orden.
Antes de empezar: el separador de tus fórmulas. En esta página las escribo con punto y coma (;), que es lo que espera Excel en Colombia, Argentina, Chile y España. Si estás en Perú, México, Ecuador o Centroamérica, tu Excel usa coma (,). Si al pegar una fórmula te salta un aviso de error, cambia el separador y entra a la primera.
1 Registro
Registrar lo que facturas
Es la base y es donde se decide si el resto funciona. Un registro de cobranzas necesita nueve columnas, ni una más: número de factura, cliente, fecha de emisión, días de crédito, importe, cobrado, y tres que se calculan solas —vencimiento, saldo y estado—.
La clave está en las tres calculadas. En cuanto pones un campo «¿pagado? sí/no» que se rellena a mano, el registro empieza a mentir: nadie lo actualiza y a los dos meses no te fías de él. Si el estado lo decide una fórmula a partir del saldo y de la fecha, no puede desactualizarse.
Y una cosa más que ahorra disgustos: convierte el rango en tabla con Ctrl + T. Así las fórmulas se copian solas a cada factura nueva. Sin eso, en un mes alguien añade una fila, no arrastra las fórmulas, y esa factura desaparece del control sin que nadie se entere.
Guía completa del registro de facturas →
2 Vencimientos
Enterarte antes de que venza
Esta es la etapa que más dinero recupera y la que casi todo el mundo se salta. La diferencia entre llamar el día antes del vencimiento y llamar tres semanas después no es de educación: es de probabilidad de cobro.
Lo único que hace falta es una columna que cuente los días que faltan:
Positivo, faltan días. Cero, vence hoy. Negativo, ya venció y ese número son los días de retraso. Con esa columna puedes ordenar la hoja de menor a mayor y tener arriba, siempre, lo que toca mirar hoy.
El recordatorio antes del vencimiento no es una reclamación. Es un correo corto que dice «el viernes vence la factura tal, te la reenvío por si acaso». No incomoda a nadie y elimina la mitad de los retrasos, porque la mayoría no son mala fe: son una factura que se traspapeló en el departamento de pagos.
Guía de control de vencimientos →
3 Alertas
Que la hoja avise sola
Hasta aquí tienes los datos, pero sigues teniendo que leerlos. El formato condicional es lo que convierte la lectura en un vistazo: seleccionas la columna del estado y creas tres reglas de tipo Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.
| Si el texto es | Color | Qué haces |
|---|---|---|
| Vencida | Rojo claro | Llamas hoy |
| Por vencer | Ámbar | Mandas el recordatorio |
| Cobrada | Verde | Nada, es historial |
Deja «Al día» sin pintar. Si coloreas los cuatro estados, la hoja entera acaba de colores y el rojo deja de destacar, que era lo único que tenía que hacer.
Si quieres pintar la fila entera y no solo la celda del estado, la regla cambia a Usar una fórmula con la columna anclada:
El dólar delante de la letra es imprescindible: sin él, Excel evalúa una columna distinta en cada celda y el color sale a franjas verticales. Y el $E2<>"" evita que se pinten las filas vacías de abajo.
La plantilla completa con alertas →
4 Antigüedad
Clasificar lo vencido por tramos
Un total de deuda no sirve para decidir. Lo que sirve es saber qué parte lleva un mes vencida, cuál dos y cuál más de tres, porque cada tramo se trata distinto y se cobra con probabilidades muy distintas.
Y el resumen, con una fila por tramo:
Con eso en la mano, la cobranza deja de ser una lista de llamadas y pasa a ser una decisión: a los de 1 a 30 se les manda un correo, a los de 31 a 60 se les llama, a los de más de 90 se les plantea un plan de pagos o se escala. Y al que tiene deuda en el último tramo se le deja de vender a crédito hasta que se ponga al día.
Guía de antigüedad de saldos →
5 Gestión y cobro
El seguimiento, que es lo que cobra
Las cuatro etapas anteriores te dicen a quién llamar. Esta es la que hace que pague, y es la que falta en el 90 % de las plantillas que circulan por internet.
Hace falta una segunda hoja, enlazada por el número de factura, con cinco columnas: factura, fecha de gestión, medio, qué te dijeron y —la que importa— la fecha que te prometieron. Sin esa última columna no hay seguimiento: hay llamadas sueltas.
El ciclo semanal que funciona cabe en veinte minutos: el lunes mandas los recordatorios de lo que vence esta semana, el miércoles llamas a lo vencido y anotas el compromiso, y el viernes revisas quién te falló. El que prometió y no pagó vuelve a la lista del miércoles siguiente.
Dashboard de cobranzas: el tablero que cabe en tres números
Un dashboard de cobranzas no necesita gráficos de colores. Los indicadores de cobranza que de verdad deciden algo son tres, apuntados cada mes en la misma hoja, porque lo que importa no es el dato de hoy sino cómo se mueve.
Días promedio de cobro (DSO)
Cuánto tardas de media en cobrar. Por sí solo no dice nada; lo que dice es compararlo con los días de crédito que concedes. Si vendes a 30 días y te sale 52, tus clientes se están tomando tres semanas de más.
Porcentaje vencido
Qué parte de lo que te deben ya debería estar cobrada. Es el termómetro más directo del estado de la cartera.
Efectividad de la cobranza
De todo lo que era cobrable este mes, qué parte entró. Es el único de los tres que mide tu trabajo y no el comportamiento del cliente.
Tres columnas y una fila por mes. Eso es el tablero. En seis meses tienes una tendencia, y una tendencia es lo que se puede enseñar a un socio, a un banco o a tu propio equipo. Un gráfico bonito de un solo mes no vale nada.
A mano o automatizado: qué cambia de verdad
Todo lo de esta página se puede llevar a mano en una hoja, y para muchos negocios es más que suficiente. Estas son las diferencias reales, sin exagerar ninguna:
| En una hoja, a mano | Automatizado | |
|---|---|---|
| Saber cuánto te deben | Sí | Sí |
| Semáforo de vencimientos | Sí, con formato condicional | Sí |
| Antigüedad por tramos | Sí, con SI anidados | Sí, ya montada |
| Estado de cuenta de un cliente en PDF | No · lo montas tú cada vez | Sí, en un clic |
| Registro de recibos de pago | Una columna con el total abonado | El detalle de cada abono |
| Tablero con los indicadores | Los calculas tú cada mes | Ya calculados |
| Coste | Cero | Pago único |
| Tiempo de montaje | Una tarde | Diez minutos |
La frontera está en el estado de cuenta. Mientras cobres llamando, la hoja aguanta. Cuando tengas que mandar por escrito a cada cliente el detalle de lo que debe, hacerlo a mano deja de compensar muy rápido.
Control de cobros y pagos: por qué van juntos y separados a la vez
Mucha gente busca llevar las dos caras en un solo archivo, y tiene razón: lo que entra y lo que sale son la misma decisión de caja. Lo que no funciona es meterlos en la misma hoja.
El motivo es aritmético. Si en una sola tabla mezclas lo que te deben con lo que debes, la columna de importe suma cosas de signo contrario y el total deja de significar nada. Y el semáforo se vuelve ambiguo: una factura vencida que te deben es un problema, y una factura vencida que debes tú es otro, y no se tratan igual.
La forma que sí funciona: un libro, dos hojas y un resumen.
- Hoja COBROS — lo que te deben, con las cinco etapas de esta guía
- Hoja PAGOS — lo que debes, con la misma estructura y tus propios vencimientos
- Hoja RESUMEN — dos filas, total a cobrar y total a pagar, con la diferencia debajo
Ese número es el que de verdad se mira: si sale negativo, esta semana va a salir más dinero del que entra, y toca adelantar una cobranza o renegociar un pago. Es el único sitio donde cobros y pagos deben tocarse.
Si lo que buscas es un sistema de cobranza en Excel completo, con su reporte de cobranza mensual y el seguimiento de cada gestión, lo que necesitas no es una hoja más grande: es este mismo ciclo con cada etapa en su sitio. Empieza por el registro de facturas y ve subiendo.
Los cinco errores que más dinero cuestan
- Llamar al que más debe en vez de al que lleva más tiempo debiendo. Una factura de 90 días se cobra mucho peor que una de 30, aunque sea más pequeña. Por eso la etapa 4 no es opcional.
- No anotar lo que te prometieron. Sin la fecha de compromiso, cada llamada empieza de cero y el cliente lo nota. Con ella, la segunda llamada empieza por «el día 12 me dijiste que el viernes», que es otra conversación.
- Dar crédito nuevo a quien ya está vencido. Es lo que convierte un retraso en un problema. La regla que lo corta: si tiene saldo en el tramo de más de 60 días, esa venta va al contado.
- Cobrar y no anotarlo. El cliente paga, nadie actualiza la hoja, y al mes siguiente se le reclama una factura pagada. Eso cuesta clientes, no solo tiempo. Se evita cuadrando la columna de cobros con el extracto del banco al cierre de cada mes.
- Borrar las facturas cobradas para «limpiar». Te quedas sin historial y ya no puedes calcular ni los días de cobro ni la efectividad del mes. Se filtran, no se borran.
¿Prefieres verlo todo en video? Reunimos los 19 videos de cobranzas en una sola lista, en el mismo orden que estas cinco etapas: registrar, avisar, clasificar, hacer seguimiento y automatizar.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta saber macros?
No. Todo lo de esta página se hace con SI, HOY, MAX, SUMAR.SI, CONTAR.SI y formato condicional. Las seis existen en español y funcionan desde Excel 2007.
¿Puedo llevar cobros y pagos en la misma hoja?
Es mejor que no. Se parecen en la forma, pero son de signo contrario: en cuanto los mezclas, los totales dejan de significar nada y acabas sumando lo que te deben con lo que debes. Un archivo para cada cosa, o al menos una hoja para cada cosa.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí, y con una ventaja para equipos: varias personas pueden anotar las gestiones a la vez. Las funciones se llaman igual y el formato condicional está en Formato → Formato condicional. Lo único distinto es que el separador de argumentos lo decide la configuración regional del archivo, no tu país.
¿Cada cuánto se revisa?
Una revisión semanal corta y un cierre mensual. Diario no aporta: los vencimientos se mueven día a día, pero las decisiones se toman con cadencia semanal.
¿Qué hago con una deuda de más de 180 días?
Es una decisión de negocio, no de Excel: renegociar con un plan de pagos, pasarla a gestión externa o asumir la pérdida. Lo que no se puede es dejarla en la cartera un año inflando el total, porque entonces tus tres indicadores dejan de reflejar la realidad.
¿Sirve si facturo pocas facturas al mes?
Sí, y con más motivo: con pocas facturas cada una pesa mucho y un solo retraso te descuadra el mes. El ciclo es el mismo, solo que te lleva cinco minutos en vez de veinte.
Llévate la plantilla y empieza
Trae el registro montado, los vencimientos con su semáforo y el sitio donde anotar las gestiones. Es el punto de partida de todo el ciclo: abres, borras el ejemplo y empiezas por la etapa 1.
Registro, Control y Cobro de Facturas - Cuentas por Cobrar (Gratis)
Cuando el ciclo ya no cabe en una hoja
Registro y Control de Cuentas por Cobrar V1
Es este mismo ciclo, ya montado, con las tres cosas que a mano cuestan más tiempo del que valen.
- Estado de cuenta del cliente en PDF, listo para adjuntarlo al correo de cobranza
- Registro de recibos de pago, con la fecha y el importe de cada abono
- Tablero de indicadores con la cartera y los días de cobro ya calculados
- Control de vencimientos sin revisar la hoja cada mañana
Pago único de por vida · funciona en Microsoft Excel para Windows · no incluye futuras versiones.
Ver la plantilla automatizada →Las cinco etapas, otra vez
Por si has llegado hasta aquí y quieres empezar por una en concreto.