Dividir una base de datos y poder hallar los totales de cada división, suena increíble pero la herramienta Subtotales lo hace

Microsoft Excel es una herramienta informática totalmente versátil pues te puede servir como una simple libreta, una hoja de cálculo o un medio para representar gráficamente datos, sin embargo, en esta oportunidad vamos a centrarnos en la herramienta SUBTOTALES.

Dicha herramienta puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos,

Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Por ejemplo, con esta base de datos, al ordenar los valores por moneda podremos crear resúmenes de subtotales por Moneda.

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Suma, la fila Total general mostrará la suma de todas las filas de detalle de la lista y no la suma de los valores de las filas de subtotales.

Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Y el monto total agrupado por moneda quedaría de la siguiente manera:

En este otro ejemplo hemos agrupado por distrito, el procedimiento es el mismo: