Lo esencial, en treinta segundos
- Un kárdex en Excel es una hoja donde anotas cada entrada y cada salida de un artículo y ves, línea a línea, cuántas unidades te quedan y cuánto valen.
- Son tres bloques de tres columnas: entradas, salidas y existencias. Cada uno con cantidad, costo unitario y total.
- Con el método promedio ponderado, el costo unitario se recalcula solo en cada movimiento: es el total acumulado dividido entre las unidades acumuladas.
- También se le llama kárdex valorizado, tarjeta de existencias o registro de inventario permanente. Es lo mismo.
- La plantilla de abajo trae el ejercicio resuelto con compras, ventas y las dos devoluciones, y es gratis.
Qué es un kárdex y para qué sirve de verdad
Un kárdex en Excel es el historial de un producto. Cada vez que entra mercadería o sale una venta, se anota una línea; y en esa misma línea la hoja te dice cuántas unidades quedan en el almacén y cuánto dinero representan.
La parte de las unidades la lleva casi todo el mundo, aunque sea en un cuaderno. La que se suele descuidar es la del dinero, y es la que de verdad importa: sin kárdex valorizado no sabes cuánto te costó lo que acabas de vender, así que tampoco sabes si ganaste o perdiste en esa venta.
De ahí salen tres cosas concretas: el costo de ventas del mes, el valor del inventario que figura en tu balance, y, si le añades una línea, el aviso de cuándo reponer. Todo con la misma hoja.
=SI(I14<D5;"REPONER";""), apuntando a tu última fila de existencias y a la celda donde pusiste el mínimo. Son diez segundos y te ahorra quedarte sin stock.Si lo que necesitas es lo contrario —ver muchos artículos a la vez en lugar de uno en profundidad—, eso es un control de stock en Excel, que es otra hoja y otro planteamiento.
Cómo hacer un kárdex en Excel: las columnas que lo sostienen
Toda la hoja de Excel se apoya en una idea sencilla: lo que entra, lo que sale y lo que queda. Y de cada uno de los tres se anotan siempre las mismas tres cosas.
| Bloque | Columnas | Qué va en cada una |
|---|---|---|
| Entradas | C, D, E | Cantidad comprada, costo unitario de esa compra y el total (cantidad × costo). |
| Salidas | F, G, H | Cantidad vendida, costo unitario con el que sale y el total. |
| Existencias | I, J, K | Unidades que quedan, costo promedio actualizado y valor total del stock. |
Las dos primeras columnas, A y B, son la fecha y el detalle de la operación. Los datos empiezan en la fila 9 porque arriba van el título y la ficha del artículo: marca, modelo, stock mínimo y máximo.
Las fórmulas, una por una
Estas son las tres fórmulas del bloque de existencias, escritas para la fila 10 (la segunda de datos). La fila 9 es especial y la vemos aparte.
Por qué esta fórmula y no otra
Con +C10-F10 la misma fila sirve para las cuatro operaciones: una compra llena C y deja F vacía, una venta al revés, y las devoluciones se resuelven solas porque van con la cantidad en negativo. Eso significa que puedes arrastrar la fila hacia abajo sin pensar qué tipo de movimiento vas a registrar.
Las de los otros dos bloques son multiplicaciones simples, salvo la del costo de salida:
La fila 9, la primera, no tiene línea anterior de donde partir, así que sus existencias son directamente la entrada:
=J9, el promedio de la línea de arriba. En una devolución de venta es el costo de la venta que se devuelve, que puede estar varias filas más arriba. Es la única celda donde tienes que mirar antes de escribir.Fíjate en que ninguna de estas fórmulas lleva punto y coma ni coma: son multiplicaciones, restas y una división. Se pegan igual en cualquier Excel y en cualquier país.
Las cuatro operaciones del kárdex, una por una
Solo hay cuatro cosas que le pueden pasar a un producto, y las dos últimas son las que hacen que la gente abandone.
1. Compras: entra mercadería
Anotas la cantidad y el costo unitario de esa compra en C y D. Las existencias suman y el valor del stock también. El costo promedio se mueve hacia el precio nuevo, pero sin llegar a él: se queda en medio, más cerca del lado que tenga más unidades.
Las tres columnas de existencias no cambian: son las mismas de siempre, y como F11 está vacía, =I10+C11-F11 simplemente suma.
En el ejemplo, tenías 50 unidades a 280 y compras 60 a 210. El promedio no queda en 245 sino en 241.82, porque ahora pesan más las 60 baratas que las 50 caras.
El dato que anotas aquí sale del comprobante del proveedor, y por eso conviene que la compra haya empezado por un formato de orden de compra en Excel: con la orden delante, la cantidad y el costo unitario ya están acordados por escrito.
2. Ventas: sale mercadería
Escribes solo la cantidad en F. El costo unitario lo trae la fórmula desde el promedio de la línea anterior, y el resto se resta.
Y otra vez las existencias se resuelven solas: con C10 vacía, =I9+C10-F10 resta.
Fíjate en algo: el costo promedio no cambia con una venta. Salen unidades y sale dinero en la misma proporción, así que la división da lo mismo que antes. Si al vender te cambia el promedio, hay un error en G.
3. Devolución de compra: devuelves al proveedor
Aquí está el truco que casi nadie explica: se anota en el bloque de entradas, pero con la cantidad en negativo. No se pasa a salidas.
En el ejemplo se devuelven 20 unidades de la compra de 210. El promedio, que estaba en 241.82, sube a 248.89: al sacar unidades baratas, las que quedan son en media más caras.
4. Devolución de venta: te devuelve el cliente
La imagen del espejo: va en el bloque de salidas con la cantidad en negativo, y al mismo costo con el que salió.
Valuación de inventario: Promedio Ponderado.
Las cuatro clases en video
Lo mismo que acabas de leer, montado en Excel y en pantalla. Elige por dónde entrar: las clases son independientes y cada una enseña una parte distinta. Son 36 minutos en total.
Recurso de la clase 1
Recurso de la clase 2
Valuación de inventario: Promedio Ponderado.
Recurso de la clase 3
Valuación de inventario: Promedio Ponderado.
Recurso de la clase 4
Valuación de inventario: Promedio Ponderado.
Las cuatro clases
Lo que se monta en esta clase
La primera columna es la fecha y la segunda el detalle de la operación. A partir de ahí la hoja se divide en tres bloques de tres columnas cada uno: entradas, salidas y existencias. Los tres repiten el mismo trío —cantidad, costo unitario y total— y esa simetría es lo que hace que el kárdex se entienda de un vistazo.
En la plantilla que puedes descargar aquí esos bloques ocupan las columnas C, D y E para las entradas, F, G y H para las salidas y I, J y K para las existencias.
Si vas a montarla desde cero, deja las dos primeras filas para el título, las filas 4 y 5 para los datos del artículo (marca, modelo, cantidad mínima y máxima) y las filas 7 y 8 para los encabezados en dos niveles: arriba el nombre del grupo —Entradas, Salidas, Existencias— y debajo cantidad, costo unitario y total. Así el primer movimiento cae en la fila 9, que es como viene la plantilla.
Las cifras del ejemplo
El ejercicio de la plantilla registra seis operaciones sobre un mismo artículo. Empieza con una compra de 150 unidades a 280, sigue con una venta de 100, otra compra de 60 a 210, la devolución de 20 de esa compra, una venta de 30 y la devolución de 7 de esa venta.
Al terminar quedan 67 unidades valorizadas en 16,675.56, con un costo unitario de 248.89. Si al reproducirlo te salen esos tres números, tu kárdex está bien armado.
Las devoluciones son el punto donde casi todo el mundo se pierde, y por eso el ejercicio las incluye las dos: la de una compra y la de una venta. Más abajo hay una sección dedicada solo a ellas.
La fórmula que lo sostiene todo
El costo unitario de las existencias no se escribe: se divide. Es el total acumulado entre la cantidad acumulada, y se recalcula solo en cada línea.
Esa es la diferencia entre el promedio ponderado y un promedio simple. No se promedian los precios de compra: se promedia el dinero que hay dentro del almacén entre las unidades que hay dentro del almacén. Si tienes 50 unidades a 280 y compras 60 a 210, el costo no es 245 —la media de los dos precios— sino 241.82, porque el promedio no pesa los precios: pesa las unidades, y ahora hay más baratas que caras.
=C9 y el total es =E9, sin referencia a la fila de arriba. De la fila 10 hacia abajo ya se usan las fórmulas acumuladas.Cómo se cierra el mes
El costo de ventas sale de sumar la columna de totales de salida, y tiene que coincidir con la fórmula contable de siempre:
En el ejemplo da 33,724.44 por los dos caminos. Si no coinciden, hay un error en alguna línea, y esa comprobación vale más que revisar fila por fila. El detalle del cálculo lo tienes más abajo, en la sección de comprobación.
Cómo comprobar que tu kárdex no tiene errores
Hay una comprobación que se hace en Excel en diez segundos y que caza prácticamente cualquier error de registro. Se trata de llegar al costo de ventas por dos caminos distintos y ver si coinciden.
Primer camino: suma la columna de totales de salida con =SUMA(H9:H15). Segundo camino: la fórmula contable de toda la vida.
En el ejemplo de la plantilla:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| (+) Inventario inicial | 0.00 |
| (+) Compras netas (42,000 + 12,600 − 4,200) | 50,400.00 |
| (−) Inventario final | 16,675.56 |
| (=) Costo de ventas | 33,724.44 |
Y la suma de la columna H da 33,724.44. Coinciden hasta el céntimo, así que el kárdex está bien. Una diferencia de unos céntimos es redondeo y no hay que perseguirla; preocúpate si la diferencia es de unidades.
=-K14. Si añades filas, apunta esa fórmula y la de =SUMA() a tu última línea. Si los dos caminos no cuadran, el error casi siempre está en una devolución registrada en el bloque equivocado o en un costo de salida escrito a mano.Kárdex PEPS: en qué se diferencia del promedio ponderado
PEPS significa primeras entradas, primeras salidas. La idea es que lo que sale del almacén es siempre lo más antiguo, así que cada venta se valoriza al precio del lote más viejo que quede disponible.
| Promedio ponderado | PEPS | |
|---|---|---|
| Cómo sale la mercadería | A un costo promedio único | Al costo del lote más antiguo |
| Qué hay que controlar | Un solo saldo | Cada lote por separado, con su precio y su fecha |
| Dificultad en Excel | Baja: una división | Alta: hay que ir consumiendo lotes |
| Con precios que suben | Costo de ventas intermedio | Costo de ventas más bajo, utilidad más alta |
| Cuándo conviene | Productos homogéneos y compras frecuentes | Cuando el precio de compra se mueve mucho y necesitas que el costo siga a cada lote: perecibles, series o productos con vencimiento |
En la práctica, montar un kárdex PEPS en Excel sin macros es bastante más trabajoso: una sola venta puede consumir dos o tres lotes a precios distintos, y eso significa partir la línea. Por eso la mayoría de las plantillas gratuitas —incluida la de este artículo— usan promedio ponderado.
El kárdex para la SUNAT: formatos 12.1 y 13.1
Si tu empresa está en Perú y supera cierto nivel de ingresos, el kárdex deja de ser una herramienta interna y pasa a ser un libro obligatorio. Son dos formatos distintos y mucha gente los confunde:
| Formato | Nombre | Qué lleva |
|---|---|---|
| 12.1 | Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas | Solo cantidades: entradas, salidas y saldo. Sin importes. |
| 13.1 | Registro de Inventario Permanente Valorizado | Cantidades y costos: es el kárdex completo. |
El 13.1 es, en esencia, lo mismo que has montado en este artículo, pero con columnas adicionales que la hoja de trabajo no trae: el código del tipo de operación, el tipo y número del comprobante que respalda cada movimiento y los datos de identificación del producto según el catálogo correspondiente.
Y una cosa más que conviene saber antes de elegir: el método que adoptes tienes que mantenerlo todo el ejercicio. Cambiar de promedio ponderado a PEPS a mitad de año no es una decisión libre.
Cinco errores que rompen un kárdex
1. Poner el precio de venta en la columna de costo de salida. Es el error número uno. En el bloque de salidas va lo que te costó la mercadería, no lo que le cobraste al cliente. El margen se calcula fuera del kárdex.
2. Registrar las devoluciones en el bloque contrario. Una devolución de compra va en entradas con signo negativo, no en salidas. Y la de venta, en salidas con signo negativo.
3. Escribir el saldo a mano cuando no cuadra. Pisar la fórmula con un número tapa el síntoma y rompe todas las filas siguientes, porque cada una depende de la anterior.
4. Llevar varios productos en la misma hoja de Excel. El costo promedio se calcula sobre un saldo único: mezclar artículos produce un promedio que no significa nada.
5. Anotar todo a fin de mes. El promedio depende del orden de los movimientos, así que registrarlos de golpe puede darte un costo distinto al real.
Los tres últimos los desarrollo en las preguntas frecuentes del final.
Y uno que no es del kárdex pero lo rompe igual: teclear mal el código del artículo al registrar el movimiento. Si te pasa a menudo, la solución no es tener más cuidado sino dejar de teclear: mira cómo generar un código de barras en Excel y leerlo con un lector.
Cuando el kárdex se te queda corto
Esta plantilla de Excel lleva un artículo por hoja, y funciona perfectamente mientras tengas pocos productos. Cuando pasas de una decena, duplicar hojas se vuelve inmanejable: no puedes ver el almacén completo de un vistazo ni saber qué está por agotarse sin abrir una por una.
El Macro Control Stock Básico resuelve justo eso: una sola base de datos para todos los artículos, entradas y salidas desde un formulario, y aviso automático de stock bajo.
Ver la plantilla de Control de Stock
Pago único. Funciona en Microsoft Excel para Windows.
Preguntas frecuentes sobre el kárdex en Excel
¿El kárdex promedio ponderado sirve para la SUNAT?
Sí. La SUNAT admite promedio ponderado, PEPS e identificación específica, pero no UEPS. Lo que la SUNAT exige no es el método sino el formato: el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas (12.1) y el Valorizado (13.1), con sus columnas y sus códigos de tipo de operación.
Esta plantilla es una hoja de trabajo para llevar el control y entender el método, no un formato oficial listo para presentar. Si te lo van a pedir formalmente, consulta con tu contador qué libros te corresponden según tu régimen y tus ingresos.
¿Puedo usar la misma hoja para varios productos?
No en la misma hoja. El kárdex es por artículo: cada producto necesita su propio juego de columnas, porque el costo promedio de uno no tiene nada que ver con el de otro. Lo habitual es duplicar la hoja y renombrarla con el código del artículo.
Cuando pasas de una decena de productos esto deja de ser práctico, y ahí es cuando conviene una plantilla con base de datos única y un filtro por artículo.
¿Por qué me sale #¡DIV/0! en el costo unitario?
Porque la cantidad de existencias llegó a cero y la fórmula está dividiendo entre cero. Es correcto que pase: si no hay unidades, no hay costo unitario que calcular.
Si te molesta verlo, envuelve la fórmula: =SI(I10=0;"";K10/I10). Devuelve vacío, no cero: un cero ahí haría que la siguiente venta se valorizara a costo cero y el costo de ventas saldría más bajo de lo real sin avisar de nada.
Y ojo, porque ese error solo salta cuando el stock queda exactamente en cero. Si vendes más de lo que tenías, las existencias se van a negativo y la división no da error: devuelve un costo unitario sin sentido y lo arrastra hacia abajo en silencio. Para cazar ese caso, que es el peligroso, pon en una celda aparte =CONTAR.SI(I9:I100;"<0"): si no devuelve 0, hay una línea mal.
¿Qué hago si vendo más unidades de las que tengo?
La columna de existencias te va a dar un número negativo, y eso siempre es un error de registro: o falta una compra por anotar, o la cantidad de la venta está mal escrita. No lo arregles escribiendo el saldo a mano; busca la línea que falta.
Un kárdex con existencias negativas arrastra el error hasta el final del mes, porque el costo promedio de todas las líneas siguientes se calcula sobre una cantidad imposible.
¿Sirve en Google Sheets?
Sí. Las fórmulas del kárdex son sumas, restas y una división: no hay nada que Google Sheets no tenga. Lo único que cambia es el separador de argumentos si usas la función SI, que depende de la configuración regional del archivo, no del programa.
¿Cada cuánto hay que actualizar el kárdex?
En el momento en que ocurre el movimiento, no a fin de mes. El método se llama inventario permanente precisamente por eso: el costo promedio depende del orden en que entran y salen las unidades, así que registrar seis operaciones de golpe el día 30 puede darte un costo distinto al real.
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