La inteligencia artificial no adivina: responde tan bien como le preguntes. Un buen prompt (instrucción) puede convertir una tarea de media hora en Excel en 30 segundos. Aquí tienes 10 prompts listos para copiar y pegar en ChatGPT o Copilot, pensados para el día a día de un negocio.
La base de datos del caso práctico y el panel ya montado
Son dos archivos en un ZIP. El Excel con los 30 artículos de inventario, listos para pegar en Gemini, ChatGPT o Claude y pedirles el panel. Y el dashboard ya terminado, en un archivo que abres con doble clic y funciona sin instalar nada: te sirve para comparar lo que te devuelva tu IA con lo que tenía que salir.
Si prefieres entender qué está construyendo la IA antes de pedírselo, en cómo elaborar un dashboard de KPIs en Excel tienes el mismo panel montado a mano, indicador por indicador.
Base de datos de inventario para dashboard con IA (plantilla gratis)
Más abajo tienes además el caso práctico completo: los dos prompts exactos con los que se monta un dashboard de inventario entero, paso a paso y con el video.
Cómo usar estos prompts
Pega el prompt en tu asistente de IA, reemplaza lo que está entre corchetes por tu caso y, si hace falta, pega una muestra de tus datos. Cuanto más contexto le des (qué columnas tienes, qué versión de Excel usas), mejor será el resultado.
Los 10 prompts
- Crear una fórmula: «Escribe una fórmula de Excel que [lo que necesitas, ej: sume las ventas de la columna C solo cuando la columna B diga ‘Pagado’]. Explícala paso a paso.»
- Corregir un error: «Esta fórmula me da #¡VALOR!: [pega la fórmula]. Dime por qué falla y cómo corregirla.»
- Traducir de BUSCARV a BUSCARX: «Convierte esta fórmula de BUSCARV a BUSCARX y explícame la diferencia: [pega la fórmula].»
- Generar una macro: «Escribe una macro de VBA que [ej: recorra la hoja ‘Datos’ y elimine las filas vacías]. Coméntala para que entienda cada línea.»
- Limpiar datos: «Tengo nombres con espacios y mayúsculas inconsistentes. Dame la fórmula para dejarlos en formato Nombre Apellido correcto.»
- Resumir datos: «Resume en 3 puntos las conclusiones de esta tabla de ventas mensuales: [pega los datos].»
- Categorizar texto: «Clasifica cada uno de estos comentarios de clientes como positivo, neutro o negativo: [pega la lista].»
- Crear datos de prueba: «Genera una tabla de ejemplo con 15 filas de [ej: ventas: fecha, producto, cantidad, precio] para practicar tablas dinámicas.»
- Explicar una fórmula heredada: «Explícame en lenguaje sencillo qué hace esta fórmula: [pega la fórmula].»
- Diseñar un indicador: «Sugiéreme 5 KPIs para un dashboard de [tu área: ventas, inventario, cobranzas] y qué fórmula usar para cada uno.»
El prompt para crear un dashboard con IA a partir de tu Excel (paso a paso en Gemini)
Los diez de arriba resuelven tareas sueltas. Este es distinto: son dos prompts encadenados que convierten una tabla cruda en un panel con indicadores, filtros y gráficos. Es lo que ves en el video, grabado entero en Gemini, con la misma base de datos que puedes descargar aquí.
Con qué IA está hecho: el video se grabó en Gemini (gemini.google.com, gratis con una cuenta de Google), y los dos prompts de abajo están escritos para él. Los mismos dos prompts funcionan igual en ChatGPT y en Claude sin cambiar una palabra: lo que cambia es el aspecto del panel que devuelve cada uno y dónde te lo entrega. Si usas otra herramienta, en las preguntas del final te digo la diferencia concreta.
Antes de empezar, que no te pille por sorpresa: el panel sale como una página web, no dentro del archivo de Excel. Al final te digo qué añadir al prompt si lo quieres dentro de Excel.
Paso 1 · Prepara los datos antes de abrir el chat
Este es el paso que casi todos se saltan, y es el que decide si el panel sale bien. La IA no ve tu pantalla: solo ve el texto que le pegas.
- Busca los datos en la hoja correcta. En el archivo de práctica están en la hoja Hoja1, rango B2:K32. El libro abre en una portada, así que ve primero a esa hoja.
- Incluye la fila de encabezados. La fila 2 son los nombres de columna. Si copias solo de la 3 en adelante, la IA puede acabar llamándolas «Columna 1, Columna 2» y a partir de ahí todo el panel habla en jerga.
- Selecciona el rango a mano, no con Ctrl+Shift+Fin. A la derecha de la columna K hay un aviso nuestro, y no tiene por qué acabar dentro del prompt.
- Sin filas vacías en medio. No porque la IA se pare ahí —no lo hace—, sino porque al seleccionar el rango en Excel te vas a dejar media tabla fuera sin darte cuenta.
- Los porcentajes, en tanto por uno. La columna Ganancia va como 0.05, no como 5 %. Escrito así no hay ambigüedad posible: si pegas «5» a secas, ni tú sabes si es 5 % de margen o 5 soles.
- Una columna que identifique cada fila. Aquí es el Código (AB1023, CD2045…), y los 30 son distintos. Es tu forma de cazar un error: si en la tabla que te devuelve la IA un código lleva datos que no son los suyos, lo ves al instante. Sigue leyendo, porque esto pasó de verdad.
Paso 2 · El primer prompt: que te proponga los indicadores
No le pidas el dashboard todavía. Primero que analice y proponga. Pega los datos y debajo escribe:
Parece poco, y es a propósito. Si en el primer mensaje le dices ya cómo quieres el panel, va a obedecerte aunque tus datos no den para eso. Dejándole proponer primero, sale con indicadores que sí puede calcular con lo que le diste: valor del inventario, unidades totales, margen estimado y artículos con stock crítico.
Paso 3 · El segundo prompt: que lo construya
Con las recomendaciones ya sobre la mesa, el segundo prompt es el que monta el panel:
Las tres piezas que hacen que este prompt funcione, por si quieres adaptarlo a tus datos:
- «con todas las recomendaciones que me acabas de dar» — le obliga a usar su propio análisis del paso anterior en vez de empezar de cero. Sin esa frase suele devolver un panel genérico.
- «usa botones de filtro» — es lo que convierte una imagen bonita en algo usable. En el video salen filtros por marca y por tamaño (Grande, Mediano, Pequeño) y un buscador por artículo o código.
- «y gráfico adicionales» — pedir explícitamente más de un gráfico. Sin decirlo, es fácil que se quede en uno solo.
Qué devuelve con estos datos
El panel sale con el buscador y los dos filtros arriba, y debajo cuatro indicadores. Estas son las cifras que salen de las 30 filas del archivo, calculadas una a una:
| Indicador del panel | Qué es | Con las 30 filas |
|---|---|---|
| Total Stock | Unidades físicas sumadas. | 902 |
| Valor Inventario | Stock × precio de costo. El dinero que tienes parado en mercadería. | S/ 37,062.00 |
| Ganancia Est. | La venta proyectada (S/ 39,488.64) menos el valor del inventario. | S/ 2,426.64 |
| Stock Crítico | Artículos por debajo de 20 unidades. | 9 de 30 |
Compruébalo tú mismo antes de fiarte del panel. En el archivo, en cualquier celda libre:
Si tu Excel usa la coma como separador de argumentos, cambia los «;» por «,».
Lo que pasó en el video, y por qué te lo cuento
Al preparar este artículo comparamos el panel del video contra el archivo, fila por fila. El panel se había quedado con 15 de los 30 artículos —faltaban los códigos del EF6789 al GH0123— y no avisó de nada. Con la mitad de los datos, sus indicadores decían 470 unidades y S/ 19,135 de inventario en lugar de 902 y S/ 37,062.
Hubo dos cosas más: tres filas salieron desalineadas (el código YZ3456 llevaba los datos de otra prenda) y apareció una ganancia de 0.07, un valor que no existe en la base, donde solo hay 0.04, 0.05, 0.06, 0.08 y 0.10.
Y por eso insistí en la columna Código: es lo que te permite ver que una fila lleva datos que no le tocan. Sin ella, el panel habría parecido correcto.
Practica con los mismos datos del video
30 artículos, diez columnas y los nueve con stock crítico ya puestos, que son los que hacen que el panel tenga algo que avisar. Dentro va la guía de qué pegar y qué no tocar, y el panel ya montado para que compares tu resultado con el que debería salir.
Base de datos de inventario para dashboard con IA (plantilla gratis)
Lo que la IA no va a hacer por ti
Esta parte no suele contarse, y es la que evita la decepción del segundo día:
- El panel no queda dentro de tu Excel. Lo que devuelve vive en el chat o en una página web. Si cierras la conversación y no guardaste nada, lo perdiste. Para tenerlo en Excel, añade al segundo prompt: «dame los pasos y las fórmulas para montarlo en Excel, no una página web».
- Los datos son una foto fija. El panel refleja el stock del momento en que pegaste la tabla. Mañana, cuando entre mercadería y salgan pedidos, no se entera: hay que volver a pegar todo.
- No registra entradas ni salidas. El archivo de práctica tampoco: no hay histórico de movimientos ni forma de saber qué pasó la semana pasada.
- El precio de venta del archivo son números escritos, no fórmulas. Si cambias un costo, el precio de venta no se recalcula solo.
- No siempre te avisa cuando algo le falta. Lo del video es el ejemplo: devolvió un panel impecable con la mitad de los datos. Las cuatro cifras de control son tu red.
La IA te dibuja el panel. No te registra la mercadería que entra y sale.
Para aprender, este flujo es perfecto. Para llevar un almacén de verdad el trabajo no es el gráfico: es que el stock de la pantalla sea el que hay en el estante después de cada entrada y cada salida. El Control de Stock en Excel registra entradas y salidas, tiene formulario de búsqueda por código o descripción, su propio dashboard de inventario y reportes mensuales con un clic. Y es tuyo: no depende de que una conversación siga abierta.
Ver el Control de Stock en Excel →Pago único · videotutorial · soporte por WhatsApp y correo · funciona en Microsoft Excel para Windows
Preguntas frecuentes sobre los prompts para dashboards
¿Sirve igual en ChatGPT o Claude que en Gemini?
Los dos prompts son los mismos y funcionan en los tres. Lo que cambia es el formato de lo que devuelven, y no solo por la marca: depende también de la versión y del modo en que lo uses. Unos entregan el panel como página web y otros como pasos para armarlo tú. Si lo quieres dentro de Excel, pídelo explícitamente en el segundo prompt.
¿Cuántas filas puedo pegar de una vez?
El límite no es de tamaño, es de atención: con 30 filas ya hemos visto a un modelo quedarse con 15 sin decir nada. Pegues las que pegues, cuenta siempre las filas de la tabla que te devuelve. Con más de un centenar, mejor subir el archivo que pegar el texto.
¿Por qué me cambian los números cada vez que lo pido?
No suele ser que el modelo eche mal las cuentas: cuando genera un panel, las cuentas las hace código y salen exactas. El fallo está antes, en qué filas metió en ese código. Por eso lo primero que hay que contar son las filas, no los decimales.
¿Puedo usar mis propios datos en vez de los del ejemplo?
Sí, para eso está. Respeta las reglas del paso 1: la hoja y el rango correctos, encabezados incluidos, sin filas vacías, los porcentajes en tanto por uno y una columna que identifique cada fila. Si tus datos son confidenciales, cambia los nombres de clientes o proveedores antes de pegarlos.
Un consejo final
La IA es excelente para escribir y explicar fórmulas, pero verifica siempre los números con un caso que ya conozcas. La IA acelera el trabajo; tú sigues siendo quien valida el resultado.
Si quieres profundizar, revisa nuestra guía de ChatGPT para Excel y explora todas las funciones y fórmulas. Y si prefieres que lo dejemos funcionando por ti, creamos tu sistema a medida.
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