Dashboard con IA: 7 formas de crear un panel desde tu Excel

1 · Sube tu Excel a Gemini y pide el panel

Cuándo usarla: tienes una tabla limpia y quieres ver qué sale sin complicarte. Es el camino más corto de todos y el mejor sitio por donde empezar.

Se entra en gemini.google.com, se adjunta el archivo y se pide el análisis. Gemini lee la tabla, resume lo que hay dentro y propone gráficos. La primera respuesta casi nunca es el panel final: es el borrador sobre el que se pide el resto.

Primero, las ideas: «Los importes están en soles. Analiza esta base de datos y recomiéndame ideas para crear un dashboard».
Después, el panel base: «Crea el dashboard con las recomendaciones que me acabas de dar. De momento solo el panel base, sin filtros».
Y solo cuando te guste, los extras: «Añade botones de filtro por producto y por mes». Pedirlo todo en un mismo mensaje es la forma más rápida de acabar con un panel mediocre en las tres cosas.

La comprobación que hay que hacer siempre, y vale para las siete clases: mira que el total de registros del panel coincida con las filas de tu tabla. Si el panel dice que hay menos, se ha quedado a medias con tus datos y todo lo demás está mal aunque se vea bien.

2 · El mismo trabajo con Claude, en cinco minutos

Cuándo usarla: cuando no tienes claro qué indicadores poner. Claude tiende a proponer primero los KPI y después las visualizaciones, que es el orden correcto.

El cambio de fondo respecto a la clase 1 no es la herramienta: es el orden. Primero se decide qué se quiere medir y después cómo se dibuja. Si eliges el gráfico antes que el indicador, acabas con un panel bonito que no responde a ninguna pregunta.

Lo que le pides: «Los importes están en soles. Con esta tabla, dime primero los 4 indicadores que de verdad debo vigilar y por qué. No dibujes nada todavía». Solo cuando esos cuatro te cuadren, le pides el panel.

Qué revisar: que cada indicador que propone se pueda calcular con las columnas que le diste. Si te propone «margen» y tu tabla no tiene el costo, se lo está inventando y hay que decírselo.

3 · Cuando los datos están en un PDF

Cuándo usarla: el caso de todos los meses — el reporte llega en PDF, el extracto llega en PDF, y pasarlo a Excel a mano es un rato largo.

La IA extrae la tabla del documento y la convierte en datos con los que ya se puede trabajar. El video hace el recorrido completo, del PDF al panel.

Lo que le pides: «Los importes están en soles. Extrae la tabla completa de este PDF y muéstramela en forma de tabla antes de dibujar nada, para que yo la revise. Dime cuántas filas has encontrado». Esa última frase es la que te deja comprobarlo.

El aviso que ahorra problemas: un PDF escaneado —una foto, no texto— se lee peor y puede confundir cifras. Antes de fiarte del panel, comprueba dos o tres importes contra el documento original. Si no coinciden, el problema está en la extracción, no en el panel.

4 · Unir cuatro archivos en un solo panel

Cuándo usarla: la información está repartida —un libro por área, uno por mes, uno por sucursal— y hasta ahora los juntabas copiando y pegando.

Se cargan los archivos y se le pide que los consolide en una sola vista. Es donde más tiempo se gana de las siete, y también donde más hay que verificar.

Lo que le pides: «Los importes están en soles. Te adjunto varios archivos con la misma estructura. Únelos en una sola tabla; dime cuántas filas traía cada uno y cuántas tiene el resultado, y avísame si algún nombre de columna no coincide entre archivos».

Lo que hay que comprobar sí o sí: que las columnas se llamen igual en todos los archivos. Si en uno pone «Importe» y en otro «Monto», la IA puede tratarlas como dos cosas distintas y el total sale corto. Igualándolas antes te ahorras el problema.

5 · Nube de palabras y otros gráficos que Excel no trae

Cuándo usarla: quieres enseñar algo que un gráfico de barras no cuenta bien. El caso claro es la nube de palabras con comentarios de clientes o con motivos de reclamo: Excel no la trae, y sin complementos no hay forma de hacerla.

Una aclaración, porque se repite mucho por ahí: el treemap SÍ existe en Excel desde la versión 2016, en Insertar → Gráficos → Jerarquía → Rectángulos. Lo mismo la Proyección solar y el gráfico de Cascada. Que la IA te lo dibuje es más cómodo, pero no es que Excel no pueda.

Lo que le pides: «Con la columna de comentarios de esta tabla, hazme una nube de palabras quitando artículos y preposiciones. Y dime qué otras visualizaciones tendrían sentido con estos datos».

Qué revisar: que no haya colado palabras vacías —«de», «para», «muy»— entre las más grandes. Si las hay, se le pide que las excluya y lo rehace.

6 · Que se actualice solo, sin volver a tocarlo

Cuándo usarla: el panel no es para ti, es para alguien que lo va a mirar cada semana. Si hay que regenerarlo a mano cada vez, a la tercera semana deja de usarse.

Aquí el panel deja de ser una foto del día que lo creaste y pasa a leer los datos cada vez que alguien lo abre. Es el salto de «reporte» a «herramienta».

Los tres pasos, y el orden importa:

1. Los datos tienen que estar en una dirección pública. El camino habitual es copiar la tabla a una hoja de Google y publicarla: Archivo → Compartir → Publicar en la web, eligiendo la hoja y el formato CSV. Un archivo de Excel guardado en tu computadora no vale: el panel no puede llegar hasta él.
2. Copia la dirección que te da al publicar. No es la del navegador: es la que aparece en ese mismo cuadro, y termina en output=csv.
3. Pídeselo con esa dirección dentro. «Monta el panel leyendo los datos de esta dirección en vez de tenerlos escritos dentro del código, para que al recargar la página se vean los datos actuales».

Lo que implica: publicar la hoja la deja accesible para cualquiera que tenga el enlace. Antes de hacerlo, mira el aviso sobre datos sensibles de más abajo.

7 · Caso completo: de inventario a panel

Cuándo usarla: para ver el recorrido entero con datos de verdad, de la tabla cruda al panel con indicadores que avisan.

Con stock, los indicadores que sirven son pocos y concretos: cuántas unidades tienes, cuánto dinero hay inmovilizado, cuánto ganarías si lo vendes todo y qué productos están por debajo del mínimo. Ese último es el único que obliga a hacer algo hoy; los otros tres son contexto.

Lo que le pides: «Los importes están en soles. Con esta tabla de inventario, dime primero qué indicadores debo vigilar y cuál de ellos obliga a actuar hoy. No dibujes nada todavía». Después le pides el panel y que marque en rojo lo que esté bajo el mínimo.

Si trabajas con inventario, el paso siguiente está en el control de stock en Excel con entradas y salidas, que es la hoja que alimenta este panel.