Un cliente te escribe pidiendo precio. Le contestas «mañana te paso la cotización», abres Excel, buscas el archivo del mes pasado, borras los datos del cliente anterior y esperas no dejarte ninguno. Tres días después el cliente ya le compró a otro.
No perdiste la venta por precio. La perdiste por tardar y por mandar un documento que parecía hecho a las apuradas.
Aquí tienes cinco formas de resolverlo, cada una con su plantilla. Elige por lo que necesites hoy y salta el resto.
Una cotización es el documento donde le dices a un cliente qué le vas a vender, a qué precio y bajo qué condiciones. No es una factura: no sirve para deducir impuestos y no obliga al cliente a comprar. A ti sí te obliga a sostener el precio mientras esté vigente.
Según el país se le llama distinto: cotización en casi toda Latinoamérica; proforma o factura proforma en Perú, Ecuador, Bolivia y España; presupuesto en España, Argentina y Uruguay. Son el mismo papel con distinto nombre.
Lo que decide que te la acepten no es el diseño: es que lleve fecha de validez, condiciones de pago y un desglose de impuestos que cuadre. Eso es lo que vas a armar aquí.
Cinco formas de hacer una cotización en Excel
Elige una y ve directo. No hace falta que las veas las cinco: el video, la explicación y la plantilla cambian con tu elección.
El camino completo: encabezado, tabla de líneas, subtotal, impuesto y total. Entiendes cada fórmula, así que puedes cambiarla cuando lo necesites.
Cotizacion en Excel desde cero (plantilla gratis)
Si no quieres armar nada: abres el archivo, cambias tus datos y cotizas. Incluye descuento por línea, que es lo que más se pide y lo que peor sale a mano.
Plantilla de Cotizacion en Excel lista para usar
La misma hoja con tu logo, tus colores y tu catálogo de precios cargado, para que el cliente vea una empresa y no un Excel en blanco.
Cotizacion en Excel para tu negocio (personalizable)
Un prompt, diez minutos y el cotizador funcionando. No aprendes las fórmulas, pero tienes algo que mandar hoy mismo.
Cotizador en Excel con IA (plantilla gratis)
Con dos bases de datos detrás: eliges el cliente y el producto de una lista y la cotización se rellena entera. Sin macros.
Cotizacion automatica en Excel sin macros (plantilla gratis)
Cómo hacer una cotización en Excel paso a paso
Seis bloques. En media hora la tienes funcionando y no dependes de nadie para cambiarla.
;) para separar argumentos. Si al pegarlas tu Excel te dice que hay un problema, tu configuración usa la coma: cambia los ; por , y, en los números decimales, la coma por punto.1. El encabezado, que es lo que te da credibilidad
Arriba: tu logo, tu razón social, tu identificación fiscal, teléfono y correo. A la derecha, tres datos que casi nadie pone y que evitan la mitad de los malentendidos:
- Número de cotización correlativo. Sin él, cuando el cliente diga «la que me mandaste» no sabrás cuál.
- Fecha de emisión.
- Válida hasta. Una fecha, no «15 días». Que sea una fecha obliga a decidir.
2. La tabla de líneas
Siete columnas: Ítem · Código · Descripción · Cantidad · Precio unitario · Descuento · Importe. «Ítem» es el número de línea; «Código» es el de tu producto, y es el que te va a ahorrar tiempo en la clase 3.
Selecciónalas y pulsa Ctrl+T para convertirlas en tabla. Después, con la tabla seleccionada, ve a Diseño de tabla → Nombre de la tabla y escribe Cotizacion, sin tilde. Ese nombre lo vas a usar en las fórmulas.
3. El importe por línea
El descuento se aplica sobre el precio de esa línea, no sobre el total:
10%, no 10. Si escribes 10, la fórmula calcula (1-10) y el importe te sale en negativo. Para curarte en salud, aplica Datos → Validación de datos a esa columna: número decimal entre 0 y 1.Si el descuento va sobre el total y no por línea, no puedes explicarle al cliente de dónde sale la rebaja de un ítem concreto, y esa pregunta llega siempre.
4. Subtotal, impuesto y total
Deja una fila vacía debajo de la tabla y recién ahí escribe los totales. Si los pones pegados, Excel expande la tabla y se traga el subtotal como si fuera una línea más de la cotización.
Pon la tasa del impuesto en una celda propia. Selecciónala, escribe Tasa en el Cuadro de nombres (arriba a la izquierda, donde dice la referencia de celda) y pulsa Enter. Haz lo mismo con la celda del subtotal, llamándola Subtotal. Ahora:
Impuesto =Subtotal*Tasa
Total =Subtotal+Impuesto
La tasa nunca va dentro de la fórmula. Si mañana cambia, o si cotizas a un cliente exento, cambias una celda y listo.
5. Condiciones de pago y entrega
Debajo del total, en texto normal: forma de pago, plazo de entrega, qué incluye y qué no. Este bloque es el que evita el «yo pensé que incluía la instalación».
6. Protege las fórmulas antes de mandarla
Ojo con el orden, porque aquí se equivoca todo el mundo: una hoja protegida no deja agrandar una tabla. Si proteges sin más, el día que necesites la línea 12 no vas a poder agregarla.
- Primero extiende la tabla a 25 o 30 filas vacías, para tener margen.
- Selecciona las celdas donde se escribe (las de captura) y en Formato de celdas → Protección desmarca Bloqueada.
- Recién ahí, Revisar → Proteger hoja.
Esto protege de tocar una fórmula sin querer. No protege de un cliente que quiera cambiar un número: para eso está mandar PDF.
Usar una plantilla de cotización sin armar nada
Si lo que necesitas es cotizar hoy, este es el camino. La hoja ya está hecha; tú solo cambias lo tuyo.
Los cuatro sitios donde escribes
- Tus datos, una sola vez, arriba. Quedan fijos para todas las cotizaciones.
- Los datos del cliente, en cada una.
- Las líneas: descripción, cantidad, precio y descuento.
- La tasa del impuesto y el plazo de validez.
Todo lo demás calcula solo. Si una celda tiene fondo gris, no la toques: lleva fórmula.
El descuento, que es lo que más se enreda
Hay dos formas y no dan lo mismo. Descuento por línea se aplica a un ítem concreto y es el que puedes justificar. Descuento global se aplica al subtotal y sirve para rebajas de cierre. La plantilla trae el de línea, que es el que se usa el 90 % de las veces.
Guardarla como plantilla de verdad
Cuando la tengas con tus datos, guárdala como Plantilla de Excel (.xltx). Así cada vez que la abras se crea una copia nueva y nunca sobrescribes la original con los datos de un cliente.
Adaptar la cotización a tu negocio
La diferencia entre un Excel y un documento de empresa está en tres cosas, y ninguna toma más de diez minutos.
El logo y los colores
Inserta el logo, arrastra una esquina con Mayús pulsada para no deformarlo, y después ajusta el alto de la fila hasta que quepa. Si tienes Excel 365 o Excel web, usa Insertar → Imagen → Colocar en celda: así el logo queda dentro de la celda y no se descoloca al filtrar.
Usa dos colores como mucho: uno para los encabezados de la tabla y otro para el total. Más colores no hacen que parezca más profesional; hacen lo contrario.
El catálogo de precios, para no escribir a mano
Una hoja aparte con tus productos en tres columnas: código, descripción y precio. Selecciona ese rango y nómbralo Catalogo desde el Cuadro de nombres.
Ahora, en la cotización, la descripción y el precio se traen solos desde el código. Son dos fórmulas, una en cada columna:
Precio unitario =SI.ERROR(BUSCARV([@Código];Catalogo;3;FALSO);»»)
El 2 trae la segunda columna del catálogo (la descripción) y el 3 la tercera (el precio). El SI.ERROR evita que la hoja se llene de #N/D en las filas que todavía están vacías.
Con esto dejas de tipear descripciones, dejas de equivocarte de precio y las cotizaciones salen todas iguales. Es el cambio que más tiempo ahorra de todo el artículo.
Mandarla en PDF, no en Excel
Archivo → Exportar → Crear documento PDF/XPS. Antes, define el área de impresión para que no se cuelen columnas auxiliares. Mandar el Excel es invitar al cliente a cambiar números; mandar el PDF es mandar un documento.
Armar el cotizador con inteligencia artificial
El camino corto. No aprendes las fórmulas, pero tienes la hoja funcionando en diez minutos.
El prompt completo, para copiar y pegar
Cambia lo que está entre corchetes por lo tuyo y pégalo en la IA que uses:
Contexto:
– Mi negocio: [describe en una linea que vendes]
– Moneda: [tu moneda]
– Impuesto: [IGV / IVA / ITBIS / el que uses]
– Mis categorias de producto o servicio: [lista de 5 a 8]
Antes de escribir formulas, dame la ESTRUCTURA:
que hojas tendra el archivo y que columnas lleva cada una,
con el tipo de dato de cada columna. Espera mi confirmacion.
Cuando te lo apruebe, arma el archivo con estas reglas:
1. Una hoja «Cotizacion» y una hoja «Catalogo».
2. La tabla de lineas con: Item, Codigo, Descripcion, Cantidad,
Precio unitario, Descuento y Importe.
3. Descripcion y Precio se traen del Catalogo por el Codigo.
4. El descuento se aplica por linea, en formato porcentaje.
5. La TASA DEL IMPUESTO va en una celda aparte con nombre
definido, nunca dentro de una formula.
6. Deja una fila vacia entre la tabla y el bloque de totales.
7. Agrega numero de cotizacion, fecha de emision y fecha de
validez en el encabezado.
8. Sin macros.
Dime tambien que celdas debo dejar desbloqueadas si quiero
proteger la hoja.
Y asume que la primera versión se queda corta
Siempre hay segunda vuelta. Lo que más falta a la primera: el descuento por línea, la fecha de validez y la protección de la hoja. Pídelos expresamente en el segundo mensaje si no aparecieron.
Cotización automática con base de datos de productos y clientes
Las cuatro clases de arriba te dan una cotización. Esta te da un sistema: tienes tu catálogo y tu cartera de clientes guardados en dos hojas, y cotizar se reduce a escribir un RUC y elegir productos de una lista. Es la más larga de las cinco y la que más tiempo te devuelve después.
#¿NOMBRE?. Por eso la descarga trae dos archivos: el del vídeo y otro con BUSCARV que funciona desde Excel 2010 y da los mismos números.1. Las dos bases de datos
Una hoja Productos con tres columnas: código, nombre y precio de venta. Y una hoja Clientes con RUC o DNI, nombre, tipo, teléfono, correo y dirección. Selecciona cada una y pulsa Ctrl+T para convertirlas en tablas: así crecen solas y las fórmulas las siguen.
tabla_productos y TABLA_CLIENTES, y las fórmulas apuntan a esos nombres: si los cambias, tendrás que cambiarlas también.2. La ficha del cliente se rellena sola
Escribes el RUC o el DNI en una celda y las cuatro de abajo —nombre, dirección, teléfono y correo— se traen solas de la hoja Clientes:
El último argumento, esas dos comillas vacías, es lo que evita que te salga #N/D mientras la celda del RUC está en blanco. Las otras tres fórmulas son idénticas cambiando la columna que devuelve.
3. El desplegable de productos
Selecciona las diez celdas de la columna Producto y ve a Datos → Validación de datos → Lista, y como origen el rango de nombres de la hoja Productos. A partir de ahí eliges de una lista en vez de teclear, que es lo que evita las faltas de ortografía que rompen la búsqueda.
4. Código y precio, también solos
Con el nombre del producto ya elegido, las columnas de código y de precio se traen igual que la ficha del cliente:
5. El importe de cada línea
Cantidad por precio, menos el descuento, y envuelto en SI.ERROR para que las filas vacías se queden en blanco en vez de llenarse de errores:
10%, no como 10. Si escribes 10 a secas, 1-10 da -9 y el importe sale nueve veces negativo.6. El resumen
Subtotal, descuento total, impuesto y total a pagar. El descuento total no se resta otra vez —ya está dentro de cada línea—: está solo para que el cliente vea cuánto le rebajaste.
=HOY(), o sea que cambia sola cada día — cóngelala con Pegado especial → Valores antes de archivar la cotización.Todo esto viene explicado también dentro del propio archivo, en las hojas EMPIEZA AQUÍ y CÓMO USARLA.
Cotizacion automatica en Excel sin macros (plantilla gratis)
Cotización, proforma, presupuesto: qué es cada cosa según tu país
Esta es la duda que más se repite, y no es una tontería de vocabulario: si le mandas a un cliente un documento con el nombre que no espera, tienes que explicarlo, y explicar cuesta ventas.
| Nombre | Dónde se usa | Qué es exactamente |
|---|---|---|
| Cotización | Perú, México, Chile, Colombia, Ecuador, Bolivia, Venezuela, Centroamérica; también Argentina y Uruguay | Oferta de precio. No obliga al cliente a comprar; a ti sí te obliga a sostener el precio mientras esté vigente. No sirve para deducir impuestos. |
| Proforma o factura proforma | Perú, Ecuador, Bolivia, España | Lo mismo, con formato de factura. Se usa cuando el cliente necesita un documento formal para un crédito, una aprobación interna o una importación. |
| Presupuesto | España, Argentina, Uruguay | El mismo documento. En obra y servicios suele incluir además el desglose de materiales y mano de obra. |
| Orden de compra | Toda Latinoamérica; en España, «pedido» | No es lo mismo. La emite el cliente cuando acepta, y ahí sí hay compromiso de ambas partes. |
Resumiendo: cotización, proforma y presupuesto son el mismo papel. La orden de compra es el paso siguiente y la firma el cliente, no tú.
El impuesto: IGV, IVA, ITBIS y por qué la tasa va en una celda
El impuesto al valor agregado se llama distinto según dónde estés: IGV en Perú; IVA en México, Colombia, Chile, Argentina, Ecuador, Bolivia, Uruguay, Paraguay, Costa Rica, Guatemala y España; ITBIS en República Dominicana; ITBMS en Panamá; ISV en Honduras.
No te doy los porcentajes a propósito: cambian, y un número desactualizado en un artículo hace más daño que no ponerlo. Pon el de tu país en la celda de la tasa y olvídate.
Y ahí está la regla que de verdad importa:
Bien: =Subtotal*Tasa (con la tasa escrita en su propia celda)
Con la tasa en una celda puedes cotizar a un cliente exento, a otro de otro país, o adaptarte a un cambio de ley, tocando un solo número. Con la tasa dentro de la fórmula tienes que buscar todas las celdas donde la escribiste, y siempre se te escapa una.
Qué lleva una cotización que sí te aceptan
Ocho campos. Si falta uno de los tres primeros, prepárate para el correo de vuelta preguntando:
- Validez, con fecha concreta. Sin ella, el cliente aparece a los cuatro meses pidiendo el mismo precio.
- Condiciones de pago: anticipo, contado, crédito y a cuántos días.
- Qué incluye y qué no. Envío, instalación, capacitación, garantía. Aquí se juega el margen.
- Plazo de entrega, contado desde la aprobación, no desde la fecha de la cotización.
- Número correlativo y fecha de emisión.
- Datos fiscales completos, tuyos y del cliente.
- Desglose de subtotal, impuesto y total.
- Moneda. Obvio hasta que cotizas en dólares a un cliente que entendió su moneda local.
Cinco errores que te cuestan la venta
- Tardar. En la práctica gana el que responde primero con algo decente. Una plantilla lista es la diferencia entre contestar en diez minutos o en tres días.
- Mandar el Excel. El cliente puede cambiar un número sin querer, y después esa versión es la que se discute. Manda PDF.
- Reutilizar la del cliente anterior sin revisar. El nombre de otra empresa en tu cotización es el final de la conversación.
- No poner validez. Te ata a un precio para siempre y te quita la única excusa elegante para subirlo.
- Escribir la tasa del impuesto dentro de la fórmula. Funciona hasta el día que no.
Después de la cotización: la orden de compra
Cuando el cliente acepta, emite una orden de compra con el número de tu cotización. Ese documento sí compromete: fija cantidades, precios y plazos, y es lo que te permite facturar sin discusión.
Si tú eres quien compra, el que emite la orden eres tú. Lo tienes explicado, con su plantilla, en el formato de orden de compra en Excel.
Qué método te conviene
| 1 · Desde cero | 2 · Lista | 3 · Con tu marca | 4 · Con IA | |
|---|---|---|---|---|
| Tiempo | 30 min | 5 min | 15 min | 10 min |
| Descuento por línea | Sí | Sí | Sí | Sí, va en el prompt |
| Catálogo de precios | No | No | Sí | Sí, va en el prompt |
| Tu logo | Tú lo pones | Tú lo pones | Sí | Tú lo pones |
| Nivel de Excel | Medio | Ninguno | Medio | Ninguno |
| Video | 4:52 | 5:26 | 6:00 | 4:42 |
Preguntas frecuentes
¿Una cotización obliga a algo?
+
Al cliente no le obliga a comprar. A ti sí te obliga a sostener el precio hasta la fecha de validez que pusiste: una oferta con plazo vincula a quien la emite. Por eso la fecha de validez no es un detalle, es tu única protección.
¿Cotización y proforma son lo mismo?
+
En la práctica sí. La proforma tiene formato de factura y se usa cuando el cliente necesita un documento más formal —para un trámite, un crédito o una importación—, pero el contenido es el mismo y ninguna de las dos genera obligación de pago ni sirve para deducir impuestos.
¿Cómo hago un presupuesto para un cliente?
+
Igual que una cotización: es la misma hoja. En España, Argentina y Uruguay al documento que le pasas al cliente se le llama presupuesto, y lleva lo mismo —tus datos, los del cliente, el detalle de lo que vas a hacer, el precio, el impuesto y la fecha de validez—. Ojo con una confusión frecuente: presupuesto también se usa para el plan de gastos de un negocio o de una casa, y eso es otra cosa. Si lo tuyo es lo primero, cualquiera de las cinco plantillas de arriba te sirve: solo cámbiale el título de la celda por «PRESUPUESTO».
¿Necesito macros?
+
No. Ninguna de las cinco plantillas lleva macros, y es a propósito: un archivo con macros dispara el aviso amarillo de Excel y en muchas empresas está bloqueado por directiva. Si tu cliente no puede abrir tu cotización, da igual lo buena que sea.
¿Puedo numerar las cotizaciones automáticamente?
+
Sin macros, no de forma automática al abrir el archivo. Lo práctico es llevar una hoja de registro con las cotizaciones emitidas y su estado, y escribir el número siguiente a mano. Es un segundo y te da algo mucho más valioso: saber cuántas mandaste y cuántas se cerraron.
¿Funciona en Excel para Mac o en Excel web?
+
En Mac sí, sin problema. En Excel web funciona para rellenar y calcular, pero la protección de hoja y la exportación a PDF se comportan distinto.
¿Cuánto tiempo debe durar la validez?
+
Depende de cuánto se muevan tus costos. Con precios estables, 30 días. Con materiales que fluctúan o tipo de cambio de por medio, 7 o 15. Si tu proveedor te cambia el precio cada semana, no pongas 30 días: vas a terminar vendiendo a pérdida por educación.
Descarga tu plantilla
Las cinco son gratis y sin macros. Toma la del método que vayas a seguir.
La armas tú, paso a paso.
Cotizacion en Excel desde cero (plantilla gratis)
Ya armada, con descuento por línea.
Plantilla de Cotizacion en Excel lista para usar
Logo, colores y catálogo de precios.
Cotizacion en Excel para tu negocio (personalizable)
El prompt completo, abierto en la clase 4.
Cotizador en Excel con IA (plantilla gratis)
Tu catálogo y tus clientes guardados: eliges de una lista y la cotización se rellena sola.
Cotizacion automatica en Excel sin macros (plantilla gratis)
Gestor de Cotizaciones o Proforma V1
Las plantillas de arriba hacen una cotización. Cuando mandas varias por semana, lo que necesitas es el registro: qué cotizaste, a quién, por cuánto, y cuáles siguen sin respuesta. Eso es lo que hace el gestor.
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