Antigüedad de saldos en Excel: cómo clasificar tu cartera vencida

Clasificar por tramos sirve para decidir a quién llamas primero, y es la cuarta etapa del cobro. Las otras cuatro, cada una con su plantilla, están en la guía del control de cobranzas en Excel.

Abajo tienes la plantilla, y después el paso a paso con las fórmulas explicadas una a una.

El vídeo, paso a paso

Qué es exactamente la antigüedad de saldos

Es un cuadro que responde a una pregunta: de todo lo que me deben, ¿cuánto lleva cada parte sin cobrarse? En vez de un número único —»me deben 84.000″— te queda algo así:

El mismo saldo total, pero ahora sabes qué hacer con cada parte. Ese es todo el valor del análisis.

Cómo montarlo, paso a paso

Se parte de un registro de facturas normal, con su fecha de vencimiento y su saldo pendiente. Le añadimos dos columnas.

1 · Los días vencidos

Suponiendo que la fecha de vencimiento está en G y el saldo pendiente en H:

Tres cosas hace esta fórmula. Si no hay fecha, no escribe nada. Si el saldo ya es cero —la factura está cobrada— tampoco, porque una factura pagada no tiene antigüedad. Y el MAX(0; …) es lo que evita que salgan días negativos en las facturas que todavía no han vencido: en vez de −12 devuelve 0.

Ese cero no es un error: es la señal de que la factura está dentro de plazo, y en el paso siguiente la clasificamos como «Por vencer».

2 · El tramo

Es un SI anidado y el orden importa. Primero descarta lo cobrado, después lo que aún no vence, y solo entonces empieza a medir tramos. Si pusieras el I2<=30 antes que el I2=0, todas las facturas dentro de plazo caerían en «1 a 30» y el cuadro entero saldría mal.

Los cortes en 30, 60 y 90 son la convención más extendida, pero no son sagrados. Si tu negocio cobra a 15 días, usa 15, 30 y 45: lo importante es que los tramos separen situaciones que se tratan distinto.

3 · El resumen por tramos

En una zona aparte, escribe los seis nombres de tramo en una columna y al lado:

Donde $B$9 es la celda del total. Dale formato de porcentaje a la tercera columna; si le pones formato de número, verás 0,25 en vez de 25 %.

Si tu hoja no usa tabla de Excel, las mismas fórmulas con rangos normales son =SUMAR.SI($J$2:$J$500;$A2;$H$2:$H$500). Los dólares son imprescindibles: sin ellos, al arrastrar hacia abajo el rango se desplaza y los tramos de abajo salen incompletos.

4 · La antigüedad por cliente, con tabla dinámica

Es donde el análisis se vuelve accionable. Selecciona tu tabla, Insertar → Tabla dinámica, y colócala así:

• Filas: Cliente
• Columnas: Tramo
• Valores: Suma de Saldo

Te queda una cuadrícula con un cliente por fila y un tramo por columna. De un vistazo ves quién tiene deuda en la columna de más de 90 días, que es la llamada de mañana a primera hora.

El orden de las columnas suele salir alfabético —»1 a 30″, «31 a 60», «61 a 90», «Cobrada», «Más de 90», «Por vencer»—, que no es el orden lógico. Se arregla arrastrando los encabezados a mano dentro de la tabla dinámica; Excel recuerda ese orden a partir de entonces.

Qué mirar en el resultado

El porcentaje vencido

De todo lo que te deben, qué parte ya debería estar cobrada. Es el número que resume el estado de tu cartera en una cifra. No hay un valor «bueno» universal —depende del sector y de a cuántos días vendas—, pero lo que sí dice algo es cómo se mueve mes a mes: si el mes pasado era 35 % y este es 48 %, tienes un problema aunque el total sea parecido.

Los días promedio de la cartera

La media de días vencidos, ponderada por importe. Una factura de 20.000 con 80 días pesa mucho más que una de 200 con 80 días, y esta fórmula lo recoge; un promedio simple, no.

Cuidado con un detalle: SUMAPRODUCTO devuelve error si en la columna de días hay algún texto, y las filas de facturas cobradas tienen ahí una cadena vacía. Si te da #¡VALOR!, sustituye la columna de días por SUMAPRODUCTO(saldo;--(N(dias))) o, más sencillo, haz que la fórmula del paso 1 escriba 0 en vez de "" cuando la factura esté cobrada.

La concentración

Si en la tabla dinámica ves que un solo cliente tiene el 60 % de lo vencido, el problema no es tu cobranza: es ese cliente. Y la decisión que toca no es llamar más, es dejar de venderle a crédito hasta que se ponga al día.

Cinco errores que hacen que el cuadro mienta

1. Incluir las facturas cobradas. Si el saldo es cero y aun así entra en un tramo, todos los porcentajes salen diluidos. Por eso la fórmula del tramo descarta lo cobrado en la primera comprobación.
2. Mezclar el criterio de los días. Unas facturas contadas desde la emisión y otras desde el vencimiento: el cuadro deja de significar nada. Se ve porque aparecen importes en «Más de 90» que no cuadran con lo que sabes de esos clientes.
3. Calcular la antigüedad sobre el importe en vez del saldo. Si un cliente te abonó el 80 % de una factura grande, lo vencido es el 20 % que queda, no el total. Usar el importe infla la cartera vencida y te hace llamar a quien casi ha pagado.
4. No actualizar la fecha. Si en vez de HOY() escribiste una fecha fija, el cuadro se queda congelado. Se detecta rápido: si abres el archivo dos semanas después y los días vencidos no han cambiado, es eso.
5. Cambiar los cortes cada mes. Si un mes mides a 30/60/90 y al siguiente a 15/45/90, no puedes comparar. Los tramos se eligen una vez.

Cuándo se te queda corto

Este cuadro es una foto del día que lo miras. Se queda corto cuando necesitas:

• Comparar la antigüedad de este mes con la del mes pasado, que exige guardar la foto de cada cierre
• Mandarle a cada cliente su estado de cuenta con el detalle de qué facturas le faltan
• Registrar la gestión: a quién llamaste, qué te dijo y cuándo prometió pagar

Eso último es lo que separa un análisis de una cobranza: el cuadro te dice a quién llamar, pero no lleva la cuenta de lo que pasó después.

Preguntas frecuentes

Llévate la plantilla

Trae el registro, la columna de días vencidos, los tramos y el resumen con sus porcentajes. Borras el ejemplo y metes tus facturas.