Lo esencial, en treinta segundos.
- Esta plantilla lleva el control de facturas de tus clientes: qué te deben, desde cuándo y cuánto lleva vencido.
- Calcula sola la fecha de vencimiento saltando fines de semana y feriados, y marca las facturas vencidas sin que tengas que revisarlas una a una.
- Vale igual si en tu país lo llamas cuentas por cobrar, control de cobros a clientes o cobranza.
- Trae macros: son las que te avisan de lo que vence y te arman los indicadores solos. Al ser un .xlsm, la primera vez las activas con un clic —y el archivo trae una hoja que te enseña cómo—.
- Es gratis. Más abajo están las instrucciones y el botón de descarga.
Registro, Control y Cobro de Facturas - Cuentas por Cobrar (Gratis)
Te ayudamos a gestionar tus cuentas por cobrar con esta plantilla…
La plantilla de Registro, Control y Cobro de Facturas en Excel le permitirá realizar el seguimiento de las deudas que tienen sus clientes y visualizar aquellas vencidas o cerca de vencer.
¿Por qué debemos realizar seguimiento a las facturas de nuestros clientes?
Cuando se trabaja con una lista amplia de clientes y se registran facturas con período de gracia de cobro, resulta necesario llevar un control del estado de cada una para evitar moras o impagos.
Muchas veces se penaliza la mora con intereses que corren desde el primer día de retraso con una tasa acordada entre las partes.
Características de la plantilla
- Toma en cuenta fines de semana y feriados para calcular la fecha de vencimiento de la factura.
- Indica advertencia de aquellas facturas vencidas y no abonadas.
- Reporte automático de clientes con deuda.
- Realiza reporte de las próximas facturas a caducar.
Instrucciones de uso
Completar Hoja «Feriados»
Ingresar todos los feriados del año para que se tengan en cuenta en el cálculo del vencimiento de la factura.
Hoja «Registro de Facturas»
Se completa desde la columna B hasta la F. En la columna H se elige de las opciones “Si” o “No” para indicar si la factura esta cancelada. Si se canceló se debe escribir en la columna I la fecha de pago.
Columnas con cálculo automático en la hoja «Registro de facturas»
| Columna | ¿Qué es calculado? |
| Columna G | Arrojará el día hábil de vencimiento de la factura teniendo en cuenta feriados y fines de semana. |
| Columna J | Calcula los días de mora que hubo desde el vencimiento hasta que se canceló. Si no registra pago, calcula desde el vencimiento hasta la fecha actual. |
| Columna K | Indica la situación de la factura. Si está vencida se advierte que se debe hacer un seguimiento. |
En la hoja «Deudas de clientes»
Se muestra con tablas dinámicas el reporte de aquellos clientes y sus facturas que están pendientes de pago y vencidas.
Hoja «Próximos vencimientos»
Reporte automático de las facturas que están por vencer ordenadas por fecha.
Borrar Información
Para eliminar registros erróneos o irrelevantes se deben borrar las columnas B hasta F, columna H y Columna I.
Importante: No borrar las filas enteras porque hay fórmulas auxiliares.
NOTA:
Se debe actualizar la tabla dinámica cada vez que se ingresa o modifica un dato en la hoja «Control de Facturas».
Para eso se debe posicionarse sobre la tabla dinámica, oprimir botón derecho del mouse y elegir actualizar.
Registro, Control y Cobro de Facturas - Cuentas por Cobrar (Gratis)
Cómo llevar el control de facturas en Excel, paso a paso
Si nunca has llevado un control de facturas y no quieres usar todavía la plantilla, esto es lo mínimo que necesitas montar. Son seis columnas; el resto son adornos.
| Columna | Qué pones | Por qué hace falta |
|---|---|---|
| Cliente | El nombre, siempre escrito igual | Si un día pones «Comercial ABC» y otro «Comercial A.B.C.», ningún resumen te va a cuadrar |
| Número de factura | El correlativo del documento | Es lo que vas a citar cuando llames a cobrar. Sin él, la conversación es «me debes algo» |
| Fecha de emisión | El día que la emitiste | De aquí sale todo lo demás: el vencimiento y los días de mora |
| Plazo en días | 30, 45, 60… lo que acordaste | Ponerlo como número y no como fecha es lo que permite calcular el vencimiento solo |
| Fecha de vencimiento | No la escribes: se calcula | Es la columna que manda. Todo lo demás —avisos, días de mora— sale de compararla con la fecha de hoy |
| Importe y fecha de pago | Cuánto y cuándo te pagaron | Mientras la fecha de pago esté vacía, esa factura sigue viva. Ese es todo el secreto |
Si acordaste «a 30 días» a secas, casi siempre son 30 días calendario, y el vencimiento es una simple suma: =C2+D2.
Si el plazo se pactó en días hábiles —habitual con entidades y con el Estado— entonces sí se usa =DIA.LAB(C2; D2; Feriados!$A$2:$A$50), que salta sábados, domingos y los feriados que le indiques. Por eso la plantilla trae una hoja aparte donde cargas los feriados de tu país.
No las confundas: DIA.LAB con 30 no da 30 días después, da unas seis semanas. Si la usas para un plazo calendario, vas a reclamar tarde en todas las facturas.
• El resultado sale como un número raro (46012) hasta que le das formato de fecha a la celda.
• Los feriados tienen que ser fechas de verdad, no texto. Si están escritos como texto, devuelve #¡VALOR!.
• Si al pegarla te da error, cambia los ; por ,: depende de la configuración regional de tu Excel.
Y si en tu rubro se trabaja los sábados, la función hermana DIA.LAB.INTL te deja decir qué días son no laborables.
Con esas seis columnas ya puedes responder a la pregunta que importa: ¿quién me debe y desde hace cuánto? Lo demás —los avisos de color, el reporte por cliente, las alertas de lo que está por vencer— es lo que la plantilla ya trae hecho.
Llévate la plantilla ya montada
Con los feriados y los avisos ya puestos. No hay que construir nada.
Registro, Control y Cobro de Facturas - Cuentas por Cobrar (Gratis)
Y un paso antes de todo esto: la factura existe porque alguien cerró una venta. Si el seguimiento que se te escapa es el de antes —el del prospecto que pidió precio y no volvió a llamar—, eso se lleva en un CRM en Excel, que es la misma idea aplicada a los clientes que todavía no te compraron.
Seguimiento de cobranza: por qué se atrasa lo que ya vendiste
Una factura emitida no es dinero. Es una promesa con fecha. Y en los negocios pequeños es muy común que el atraso no sea del cliente que no quiere pagar, sino de que nadie estaba mirando el calendario.
Las tres cosas que hacen que te paguen antes
- Avisar antes del vencimiento, no después. Un recordatorio tres días antes no es cobrar, es servicio. Uno diez días después ya es un conflicto. La plantilla te da el reporte de próximas facturas a vencer justo para eso.
- Saber cuántos días de mora lleva cada una. No es lo mismo reclamar «está vencida» que «lleva 47 días vencida». El segundo dato cambia la conversación.
- Mirar la lista completa una vez por semana, siempre el mismo día. La cobranza no falla por falta de herramientas: falla porque no tiene un momento asignado en la semana.
Ver a tiempo lo que vence es una pieza de un ciclo más largo. Si te interesa el recorrido completo, registro, vencimientos, alertas, antigüedad y seguimiento, está ordenado en la guía del control de cobranzas en Excel.
Facturas vencidas: cómo verlas antes de que sea tarde
Una factura vencida no aparece de golpe: lleva semanas acercándose. El problema es que en una hoja con doscientas filas no se ve. Hay tres situaciones que conviene distinguir, y no son lo mismo ni se tratan igual:
| Señal | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Por vencer | Le quedan pocos días de plazo | Escribir al cliente recordando el vencimiento. Todavía es un aviso amable |
| Vencida | Pasó la fecha y no hay pago registrado | Llamar con el número de factura y los días de mora delante |
| Mora alta | Muchos días vencida. Este umbral lo pones tú: 30, 60, 90… | Decidir: plan de pago, dejar de despachar, o asumir que ese cliente cuesta más de lo que deja |
=Y($F2<>"";$G2="";HOY()>$F2)Se lee: hay vencimiento, no hay pago, y la fecha ya pasó. Los $ delante de la letra y no del número son los que hacen que se pinte la fila entera. Y la primera condición es la que evita que se te coloree media hoja en blanco.
¿Y si busco una plantilla de cuentas por cobrar con macros?
Buena noticia: esta plantilla gratuita sí trae macros. Es un archivo .xlsm, y las macros son las que hacen que te avise sola de lo que está por vencer, te arme los indicadores de tu cartera y te separe a los clientes que te deben, sin que sumes nada a mano.
¿Prefieres verlo? Así se desbloquean las macros, paso a paso:
Lo que hace la plantilla en cuanto la abres y registras tus facturas:
- Calcula el vencimiento saltándose fines de semana y feriados
- Marca sola las facturas vencidas y las que están por vencer, en su propia hoja
- Cuenta los días de mora de cada factura
- Te resume la cartera en «Indicadores» y te dice quién te debe y cuánto en «Clientes con Deudas»
- Te avisa de lo urgente en «Alertas»
¿Y qué añade la versión completa? No es el cálculo —eso ya lo tienes—, sino los documentos de cobranza: recibos de pago en PDF, estados de cuenta por cliente listos para enviar por correo o WhatsApp, y el reporte de antigüedad de deuda para presentar. Es lo que convierte «saber quién te debe» en «cobrarlo sin perder horas».
Cuando ya no te cabe la cobranza en una hoja
La plantilla gratis te dice quién te debe. Registro y Control de Cuentas por Cobrar V1 te ayuda a cobrarlo: es la versión automatizada con macros, y trae los reportes hechos —saldo por cliente, saldos por factura vencida y vigente, cobranzas por cliente y antigüedad de deuda—. Con tres añadidos: generador de recibos de pago, generador de estados de cuenta en PDF con tu logo, y un tablero de indicadores.
Pago único · garantía de 1 año · Microsoft Excel para Windows.
VER CUENTAS X COBRAR V1Control de cobros y control de pagos no son lo mismo
Mucha gente llega aquí buscando «control de pagos» y se encuentra una plantilla de cobros. Son dos caras del mismo negocio, pero no la misma hoja:
| Cuentas por COBRAR | Cuentas por PAGAR | |
|---|---|---|
| Qué controla | Lo que te deben tus clientes | Lo que tú le debes a tus proveedores |
| Qué pasa si falla | Vendiste y no cobraste | Te pasas de la fecha y pierdes descuento, o el proveedor deja de darte crédito |
| La plantilla | Esta misma, la de aquí | Control de cuentas por pagar, también gratis |
Si llevas las dos, ya tienes controladas las dos puntas del dinero: lo que entra y lo que sale. Y si además quieres ver cuánto dinero te queda de verdad cada mes, eso es el flujo de caja.
Si lo que necesitas es justo la columna de la derecha de esa tabla, el paso a paso ya está escrito: el control de pagos a proveedores en Excel convierte el listado de facturas que debes en un reporte con la fecha de vencimiento calculada y el semáforo de atrasos.
Preguntas frecuentes sobre el control de facturas
¿Cómo hago para que Excel me avise de las facturas vencidas?
¿Sirve para llevar la cobranza de varios clientes a la vez?
¿Necesito habilitar macros para usarla?
¿Por qué me calcula mal la fecha de vencimiento?
¿Puedo usarla en Google Sheets, Mac o LibreOffice?
¿Cuántas facturas aguanta?
¿Es lo mismo cuentas por cobrar que cobranza?
Descarga la plantilla de control de facturas
Gratis. Te la mandamos al correo, con las macros ya listas.
Registro, Control y Cobro de Facturas - Cuentas por Cobrar (Gratis)
Otras plantillas gratis que encajan con esta
- Control de stock — si además vendes producto y no solo servicio.
- Cotización en Excel — el paso anterior: antes de la factura hay una cotización.
- Control de caja chica — para los gastos pequeños del día a día.
- Todas las plantillas gratis del blog.
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Comments (16)
Hola, me gustaría descargar la plantilla gratis para el registro de facturas. Gracias
NINGUN ARCHIVO SE PUEDE DESCARGAR EN EXCEL LAS PLANTILLA ADESCARGAR
Hola, como puedo obtener esta plantilla?
no puedo descargar la tabla,
En la plantilla de registro control y cobro de facturas aparece la del calculo del interes compuesto y ademas no se puede descargar
Excelente
no llega al coreo la opcion de descarga
Estimado lector, ya ha sido solucionado el problema. Puede intentar descargar nuevamente.
Gracias por su interés.
NO ME HA LLEGADO LA PLANTILLA
Gracias por la información
No puedo descargar la Plantilla
Puedes probar nuevamente ? Debes colocar un correo válido y te llegará a tu correo el archivo. Revisa en SPAM por sea caso.
No llega :c
no puedo descargar
El Excel es un facilitador para organización
Excelente