Cómo hacer una nómina en Excel paso a paso

Pagar a cuatro personas se hace de cabeza. A partir de ahí empiezan los problemas: se te olvida un descuento, aplicas mal un porcentaje, no recuerdas cuánto pagaste el mes pasado. Una nómina en Excel resuelve eso en media hora, y no hace falta que sepas nada raro: dos tablas —una de trabajadores y otra pequeña con tus porcentajes— y cuatro fórmulas.

Nómina, planilla, rol de pagos: es lo mismo

Lo primero, porque despista: el documento donde se calcula lo que cobra cada trabajador tiene un nombre distinto en cada país, y todos se refieren a lo mismo.

Si buscas «planilla de sueldos en Excel» y acabas aquí, estás en el sitio: la hoja es la misma. Y no lo confundas con la boleta o recibo de pago, que es el papel individual que se le entrega a cada trabajador. La nómina es la tabla con todos; la boleta es una fila de esa tabla, impresa.

Las siete columnas que lleva cualquier nómina

Da igual el país: la estructura es siempre esta. Lo único que cambia son los nombres de los descuentos y sus porcentajes.

Solo escribes las tres primeras. Las otras cuatro se calculan solas, y esa es exactamente la gracia de hacerlo en Excel y no en papel.

Cómo hacer la nómina en Excel paso a paso

El vídeo lo monta entero en menos de cinco minutos. Debajo tienes el mismo proceso escrito, con las fórmulas listas para copiar.

1. Monta la tabla de trabajadores

En una hoja nueva escribe los siete encabezados en fila: Nombre, Código, Sueldo Bruto, Pensión, Seguro Médico, Deducciones y Sueldo Neto. Debajo, una fila por persona con su nombre, su código y su sueldo.

Con el cursor dentro, pulsa Ctrl+T y acepta que la tabla tiene encabezados. Esto no es decorativo: al convertirla en tabla de Excel, cualquier fórmula que escribas se copia sola a todas las filas, y cuando añadas un trabajador nuevo, se extiende sin que tengas que arrastrar nada.

2. La tabla de porcentajes, aparte

Monta una tabla pequeña de dos columnas —Salud y Pensión— con su porcentaje debajo de cada una, y conviértela también en tabla con Ctrl+T. Este paso es el que casi todo el mundo se salta, y es el que decide si la hoja te va a servir el año que viene.

3. Los dos descuentos

En la primera celda de Pensión, escribe el signo igual, haz clic en el sueldo bruto de esa misma fila, escribe el asterisco y haz clic en la celda del porcentaje:

Y lo mismo en Seguro Médico, apuntando a la otra celda:

Esos nombres entre corchetes son las referencias estructuradas de Excel: en lugar de decir «multiplica D4 por B13», dicen «multiplica el sueldo bruto de esta fila por la tasa de pensión». Se leen sin descifrar nada.

4. El total de descuentos

La columna Deducciones suma los dos:

Si añades más descuentos, aquí es donde se suman todos.

5. El sueldo neto

La resta final, que es de lo que iba todo esto:

6. La fila de totales

Clic dentro de la tabla → pestaña Diseño de tabla (en versiones anteriores se llama solo Diseño) → marca Fila de totales, o pulsa Ctrl+Mayús+T. Aparece una fila al final donde eliges, en cada columna, qué operación quieres. Pon Suma en Sueldo Bruto y en Sueldo Neto.

7. Formato de moneda y a correr

Selecciona las columnas de dinero y dales formato de Contabilidad o de moneda, con dos decimales. Es lo último y es lo que hace que la hoja parezca una nómina y no una lista de números sueltos.

Las tasas van en celdas, nunca dentro de las fórmulas

Este es el consejo que separa una hoja que dura un año de una que hay que rehacer cada vez que cambia algo. Y es de las pocas cosas que casi ningún tutorial explica.

Lo que hace casi todo el mundo: escribir el porcentaje dentro de la fórmula.

Funciona hoy. Pero cuando esa tasa cambie —y va a cambiar— tendrás que abrir la hoja, buscar todas las celdas donde escribiste el número y corregirlas una a una. Si te dejas una, un trabajador cobra mal y no hay forma de darse cuenta a simple vista.

Lo que hay que hacer: el porcentaje vive en su propia celda y la fórmula apunta ahí.

Cambias el número en una sola celda y la nómina entera se recalcula. Además ganas otras tres cosas: cualquiera que abra la hoja ve qué tasas se están aplicando sin tener que leer fórmulas, puedes probar un escenario cambiando un número, y la misma plantilla te sirve para otro país sin tocar ni una fórmula.

Cómo se escribe un porcentaje en Excel

Las dos formas valen y dan el mismo resultado: puedes escribir 9% o escribir 0,09. Escribir 9 a secas es donde está la trampa, y depende del formato que tenga la celda: si la celda ya está en formato porcentaje, Excel lo entiende como 9 % y todo va bien; si está en formato general, lo guarda como el número nueve y multiplicaría el sueldo por nueve. La comprobación en dos segundos: mira la celda. Si ves «9 %», estás bien; si ves «9», corrígelo.

Y si tu Excel usa el punto como separador decimal, escribe 0.09. Es cosa de la configuración regional de tu equipo, no de la versión de Excel.

Horas extras, tardanzas y control de asistencia

La nómina de arriba parte de un sueldo fijo. En cuanto pagas por horas, o pagas extras, necesitas un paso previo: saber cuántas horas trabajó cada persona.

La idea de fondo es sencilla y da problemas a todo el mundo la primera vez: Excel guarda las horas como fracciones de un día. Las 12 del mediodía son 0,5. Por eso, si restas la hora de salida menos la de entrada y le das formato de número, te sale 0,375 en lugar de 9 horas. Para verlo en horas hay dos caminos: darle a la celda el formato [h]:mm —los corchetes son los que permiten pasar de 24 horas— o multiplicar la resta por 24 para convertirla en un número normal con el que puedas calcular el pago.

Estos tres vídeos cortos lo enseñan en menos de un minuto cada uno:

0:22Calcular las horas extras de tus empleados0:27La fórmula que calcula las horas de trabajo sola0:33Un panel para controlar las horas trabajadas

Una vez tienes las horas, el importe de las extras se suma al sueldo bruto antes de calcular los descuentos, no después. Es un error habitual y hace que los descuentos salgan cortos.

Los cinco fallos que arruinan una nómina en Excel

1. Los totales calculados de dos maneras distintas

Ya lo conté arriba y lo repito porque es el que más descuadres provoca: si un total usa un rango fijo y otro usa la fila de totales de la tabla, al añadir un trabajador dejan de cuadrar y no salta ningún error. Usa la fila de totales para todos.

2. Dejar una fórmula de ejemplo dentro

Muchas plantillas de práctica rellenan los sueldos con ALEATORIO.ENTRE, una función que genera un número nuevo cada vez que tocas la hoja. Sirve para aprender, pero si te olvidas de sustituirla, la nómina que imprimes hoy no es la que verás mañana. Borra esa columna y escribe los sueldos de verdad antes de usar la hoja.

3. Pisar una fórmula con un número

Cuando un dato no cuadra, la tentación es escribir el resultado a mano encima. Esa fila deja de calcularse para siempre y parece correcta. Si un número no sale, el problema está en la fórmula o en el dato de origen; arréglalo ahí.

4. El porcentaje escrito como número entero

Escribir 9 en una celda con formato general multiplica el sueldo por nueve: el descuento sale astronómico y el neto en negativo. Se ve enseguida, pero cuesta entender por qué. Mira siempre la celda de la tasa: si no ves el símbolo de porcentaje, el número no es un porcentaje.

5. Una sola hoja para todos los meses

Si usas el mismo archivo cada mes y sobrescribes los datos, pierdes el histórico. Y el histórico es justo lo que te piden cuando alguien reclama, cuando hay una inspección o cuando quieres saber cuánto has pagado en el año. Duplica el archivo cada periodo y ponle el mes en el nombre, o añade una columna de periodo y no borres nunca nada.

Preguntas frecuentes

Llévate la plantilla

El archivo del vídeo, con las siete columnas, las cuatro fórmulas y la tabla de tasas ya montadas. Dentro lleva además una hoja con las instrucciones y otra con lo que la plantilla no hace, para que sepas dónde están sus límites antes de confiar en ella.