Descubre cómo identificar las cuentas que están cerca de vencer y crear alertas de vencimiento

La alerta de vencimiento para las cuentas por pagar es una herramienta bastante útil a la hora de hacer cuentas y más aún si son registros bastante grandes o que requieren de control especial como lo son las deudas.

Es por eso que el día de hoy quiero mostrarte cómo hacer esta alerta de vencimiento utilizando Excel, para que el sistema te muestre cuales son las deudas que tienes vencidas y cuáles son las que están próximos a vencer para que tengas tiempo de cancelar

Tenemos estos datos:

 Para empezar, vamos a completar la fecha actual con la función Hoy, en la celda C2 –> =HOY()

Debemos definir también la cantidad de días para crear la alerta, para este caso serán 4

Ahora completamos la tabla con algunos cálculos, para empezar, debemos determinar si la cuenta está vencida, nos situamos en la celda D7 –> Ingresar la fórmula –> Arrastrar hasta el final:

Fórmula: =SI($C$2>=C7,»VENCIDO»,»»)

Ahora el número de días será calculado con la siguiente fórmula, nos situamos en la celda E7 y repetimos el proceso anterior:

Fórmula: =C7-$C$2

En la columna alerta, vamos a reconocer con una fórmula aquellos que tengan de 1 a 4 días por vencer y mostraremos el mensaje de alerta “POR VENCER”, celda F7 e ingresamos la fórmula.

Fórmula: =SI($C$2>=C7,»»,SI(C7-$C$2<=$C$4,»POR VENCER»,»»))

Pero este como es un ejemplo pequeño uno puede reconocer rápidamente cuales están vencidos y por vencer, sin embargo, en registros más extensos se complicaría. Por eso, vamos a añadirle formato condicional a las columnas “Estado” y “Alerta” para hacer aún más rápido el reconocimiento.

Seleccionamos todos las celdas que contengan datos de la columna “Estado”, en este caso desde D7:D14 y vamos a la pestaña Inicio –> Formato Condicional –> “Resaltar reglas de celdas” –> “Es igual a…”

Ahora saldrá una ventana para indicar que aquellas celdas que contengan “VENCIDO” se le aplicará relleno rojo claro con texto en rojo oscuro (Es mejor si digitas en la casilla de la derecha “VENCIDO” para encontrar coincidencias exactas)

Repetimos los mismos pasos con la columna “Alerta”, obviamente en la casilla del formato condicional digitamos “POR VENCER” y damos de formato relleno amarillo con texto en amarillo oscuro.

El resultado final es una plantilla automática, dinámica y reutilizable. Te invito a que adaptes este contenido a cualquiera de tus necesidades, ya sea para deudas, para cobranzas o para lo que sea que requieras una alerta.